[Shutterstock] 

Софтуерът за управление на бизнеса е част от всекидневието на всяка модерна корпоративна структура. Технологичното развитие на компаниите е определящо не само за конкурентоспособността им, но и за отношението на самите служители към мениджмънта и корпоративната култура. Технологичното ниво на софтуера, използван от фирмите, вече е един от критериите, по които много млади хора избират своя работодател. За тях е все по-важно как са организирани процесите, какви технологии и как се използват, дали са на ниво софтуерът и хардуерът в компанията.

Ето защо изборът на подходящо софтуерно решение за управление на дейностите във фирмата е от голямо значение. Една от дейностите, които служителите не наблюдават пряко, но от която зависи всекидневието им, е организацията на процесите по управление на човешките ресурси. Нейното технологично осигуряване подпомага специалистите по персонала, а и самите служители, при основни дейности като подбор и наемане, управление на трудовоправната документация, на възнагражденията и социалните придобивки, възлагане и отчитане на работни пакети, графици за работа и отпуски, анализ на ефективността, обучение и развитие и др.

Информационните системи за управление на човешките ресурси (HRMS/HRIS) се интегрират в общата IT среда на фирмата и най-вече в цялостните системи за управление на бизнеса (ERP системите). Тяхното внедряване или обновяване задължително трябва да е предшествано от одит на процесите и идентифициране на всички потенциални проблеми при управлението на дейностите, свързани с персонала.

Сбогом на познатите концепции

През последните години се наблюдават няколко основни нови тенденции в информационното осигуряване на дейностите по управление на човешките ресурси. На първо място със създаването на големи сервизни центрове се променя дефиницията за човешки ресурси. Докато преди за служители се смятаха основно хората, сключили трудов договор с компанията, напоследък все повече се обръща внимание на интегрираната информация за служители, които са наети чрез компании партньори. Това разширено понятие включва дори по-широк кръг подизпълнители, консултанти, временни работници, доброволци и др.

Ако техните данни се интегрират в HRMS, както и на наетите директно от самата компания работници, ще може да се управлява по-добре информацията за техния брой, производителност, обучения и други свързани процеси. Става дума например за информация за представянето на различни служители или подизпълнители при продажбите на определени продукти. Данните за поставените цели, за изпълнението им, както и за определяне на бонусите могат да се управляват лесно със специализирани HRMS модули.

Друга ясно различима тенденция е интегрирането в единна база от данни на информацията, свързана с процесите в управлението на персонала. Събирането й на едно място позволява по-лесна проследимост на представянето на служителя от момента на подбор до всяко посетено от него обучение например.

Единното управление на данните е предпочитано и защото тогава информационната система за управление на човешките ресурси се поддържа от една, а не от няколко софтуерни компании. Ако все пак решенията, използвани за ERP или други корпоративни приложения, са разработени от различна фирма, това не е пречка за интегриране на данните от HRMS. Стандартните експортни форми позволяват лесно интегриране на данните от процесите в областта на човешките ресурси в цялостната информационна среда на компанията.

Социална мрежа в интранета

Все по-важна част от решенията за управление на персонала е т.нар. модул Self Service. Той позволява автоматизация на голяма част от процесите в отдел "Човешки ресурси". Условно те се разделят на процедури за мениджъри и процедури за служители.

Процедурите Self Service за служители на компанията им позволяват те да управляват в уебсреда собствения си "профил". Все по-добрите решения за визуализация и интеграцията с корпоративния интранет правят тези приложения все по-харесвани от служителите и улесняват рутинни и обичайно досадни процедури. Те включват например осъвременяване на информация за личните данни (имена, адрес, лични документи, семейно положение и.т.н.), придобити умения и сертификати от обучения, заявяване на отпуски и болнични, справка за получените до момента възнаграждения, удръжките за социални осигуровки и др.

Мениджърският модул на Self Service позволява автоматизация на останалата част от вече споменатите процеси. Става дума за одобрение на заявени отпуски, планиране на нови обучения и дейности за развитие на човешкия капитал в съответното звено, текуща оценка на служителите и други от страна на мениджърите в компанията. Периодичната атестация на служителите например може да се улесни значително, ако се използват предимствата на уеб базираните форми за оценка като част от HRMS. Ръководителите имат също възможността да предлагат специфични обучения за своите служители, които да се разгледат от по-горните управленски нива и да бъдат одобрени или отхвърлени. Интеграцията на Self Service модула с останалата част от HRMS позволява след одобрението им тези обучения автоматичното да се добавят към текущите задачи на звеното "Човешки ресурси".

Служителите и мениджърите могат да бъдат насърчени да използват тази вътрешна мрежа по-активно и чрез допълнителни стимули. Те могат да включват информационни услуги, базирани на съответните профили - например новини, подбрани според интересите на съответните служители. Това може да означава интеграция с вътрешния информационен бюлетин на компанията, ако той също е в интранета. Други варианти за популяризация включват организирането на малки томболи или други подобни игри. Разбира се, съществени фактори за използването на тези възможности са правилното предварително обучение за функциите им, както и наличието на помощни материали, обясняващи всички функции, достъпни за съответния мениджър или служител.

Вътрешният клиент винаги има право

Често срещана грешка при одита на процеси и последващото внедряване на HRMS е подценяването на използваемостта на Self Service модула от страна на служители и мениджъри. Понякога мениджърите "Човешки ресурси" са склонни да изберат софтуерното решение, което им се струва най-добро по чисто субективни фактори, без да потърсят мнението поне на част от бъдещите ползватели на интранет услугите. Това може да доведе до съзнателно или несъзнателно бойкотиране на всяко ново решение и до създаването на излишно напрежение в компанията.

Един от възможните подходи за избягване на тези проблеми е ранното тестване на част от функционалностите, както и идентифицирането на допълнителни потребности в началото на проекта за внедряване на HRMS. Положителното приемане на новото решение от самото начало е изключително важно, защото това ще е основата на бъдещо развитие на функциите и добавяне на все повече модули за управление на процесите, свързани както с персонала, така и с останалите звена в компанията. Първоначалното одобрение от страна на основните ползватели ще гарантира, че и следващите осъвременявания на функциите ще бъдат приемани с позитивна нагласа, а не с недоверие и отрицание.