Само допреди две-три години компаниите разчитаха на електронната поща, за да съобщават корпоративните новини на служителите си, понякога разпръснати по целия свят. След това комуникацията беше поверена на уикитата и вътрешните блогове. Но това беше, преди хората да започнат да съобщават на всичките си познати какво са яли за обяд, дали са ядосани или весели и какъв цвят чорапи носят днес, променяйки статуса си във Facebook.

Социалните мрежи в интернет революционизираха общуването в много офиси - докато преди служителите споделяха подробности от личния си живот само с най-близките колеги от своето обкръжение, сега всеки знае къде е бил другият през ваканцията си и с кого е посрещал Нова година. Общуването онлайн се превръща и в един своеобразен тим билдинг - познавайки колегите си в такива детайли, вие ги чувствате по-близки, отколкото преди, знаете в какво настроение са и можете да прецените дали моментът е удобен, за да ги занимавате с някакъв свой проблем или пък да им предложите помощ.

Във Facebook вече съществуват и фирмени "мрежи" (networks), в които може да се включи всеки работещ в дадена компания. Такива са мрежите на Hewlett-Packard, Ernst&Young, Deloitte, SAP, TNS, Световната банка, Европейската комисия и редица други международни компании и организации. Тези мрежи създават чувството за принадлежност и улесняват общуването между хората в големи корпорации с офиси в различни точки на света. Това са хора, които може да не са се срещали в реалния живот и да нямат пряк контакт, но имат полза от това да се познават.

От друга страна, ако търсите контакт в Световната банка например, можете да проверите първо сред своите Facebook приятели. Тези, които работят за организацията, носят "етикет" (tag) с името й. По същия начин, когато един човек напусне настоящата си работа или се премести в друг офис, може да остане във връзка с бившите си колеги и работодатели.

Капаните в мрежата

Капаните на този тип екстровертност са добре познати - рискувате един ден колегите ви да ви видят в непозната светлина. Дори да се опитате да скриете махмурлука си от снощното парти, приятелите ви може да качат снимки онлайн и да ви "таг"-нат (да поставят "етикет" с името ви върху вашите снимки). Така рискувате да се злепоставите пред много по-широк кръг от хора, отколкото е било възможно в ерата преди Facebook. Една невинна лъжа, която може би вашите началници биха ви простили, ако само те знаеха за нея, се превръща в публично достояние.

Друга опасност е да решите да се оплачете от многото работа или още по-лошо - от това, че нямате достатъчно работа. Така рискувате да ви натоварят с нови задължения, защото сте имали неблагоразумието да скучаете публично.

Не е изключено също началникът ви да ви "хване", че в работно време си бъбрите спокойно в мрежата, докато той чака от вас изпълнението на спешна задача.

Много работодатели се страхуват и от изтичането на вътрешнофирмена информация, защото споделянето й в една от социалните платформи може да има сериозни ефекти върху цялата компания. Не е необходимо това действие да е преднамерено - просто един от служителите може да реши да сподели с познатите си в мрежата подробности от проекта, по който в момента работи. Нещо, което би направил и на вечеря с приятелите си. Разликата е, че на живо той би споделил с максимум пет-десет души, а в която и да било от социалните мрежи - със средно 200 - 300 души.

Затова някои работодатели се опитват да ограничат времето, което служителите им прекарват във Facebook и дори "заключват" определени сайтове. От края на 2008 г. служителите на администрацията и правителството в Черна гора например нямат достъп до сайтове като Facebook и YouTube от своите служебни компютри. Тази тенденция е валидна и за други страни в Източна Европа. В същото време в САЩ все повече кандидати за работа се интересуват от политиката на компанията относно достъпа до Facebook и другите социални мрежи. Тя все по-често става критерий за избор на работодател.

Полезни за бизнеса

"Някои от информационните техници и инженерите в нашата компания се опитаха да забранят достъпа до Facebook, тъй като имаше служители, които прекарват твърде много време там. Но във Facebook ние се присъединяваме към определена група, ставаме неформална мрежа. Това е изключително мощен инструмент за комуникация", твърди Ричард Сингър, директор "Бизнес развитие" за Централна и Югоизточна Европа в Ernst&Young. "В нашата група има висши ръководители, които пътуват много. Когато искам да разбера дали мой приятел се е прибрал от пътуване, аз поглеждам във Facebook, за да знам дали да му се обадя вкъщи", допълва той.  

Офис Web 2.0 Цели 61% от служителите в големите британски компании използват социалните мрежи и платформи за споделяне на вътрешнофирмена информация. Това показва неотдавнашно проучване на Work Foundation и BT Global Services, проведено сред 1200 служители в големи компании. Шестдесет и четири на сто от хората не работят в един и същ офис със своите приятели от фирмата и използват платформи като IM, Skype, Twitter и Facebook, за да общуват с колегите си, сочат данните от изследването. В същото време само 12% от хората използват тези програми за връзка с клиенти.

Ползата от социалните мрежи вече се разпознава и по най-висшите етажи. Изпълнителният директор на калифорнийската компания Serena Software Джеръми Бъртън например е голям фен на Facebook и го използва както за бизнес, така и за лични цели. Той смята, че колеги, които се познават по-добре на чисто лично ниво, ще могат да работят по-добре заедно. Затова Бъртън е решил да превърне Facebook в официален интранет на Serena - място, където служителите могат да намерят графика с почивните дни в компанията, специалните събития и празници, както и любимия филм на началника си. Според него компаниите, които пренебрегват социалните мрежи, правят голяма грешка, защото "те могат да ни помогнат да се опознаем по-добре, да разберем по-добре бизнеса и нашите продукти".

"Социалните мрежи са един от най-честите начини за комуникация днес, който хората интуитивно използват", казва пред Би Би Си Питър Брадуел, изследовател от британския мозъчен тръст Demos. В изследване, разработено от него и колегите му, Брадуел твърди, че социалните мрежи не само не са вредни за работата, но могат да подпомогнат комуникацията и изграждането на екипен дух в една организация. Компаниите не бива да смятат, че служителите, които използват сайтове като Facebook, си губят времето, се казва още в изследването. Опитите да се ограничи употребата на социални мрежи на работното място може да окаже негативно влияние върху фирмата в дългосрочен план, стеснявайки каналите за комуникация между служителите. Често колегите в офиса стават по-близки точно благодарение на подобни неформални канали за комуникация, което може да доведе до по-добро функциониране на самия бизнес, до по-висока продуктивност и по-иновативно мислене сред служителите, казват още авторите на изследването.

В днешната трудна ситуация за бизнеса инстинктивната реакция на повечето работодатели би била да забранят употребата на подобни сайтове и да възстановят традиционната йерархична структура, в която мениджърите следят отблизо всяко действие. Да позволиш повече свобода и гъвкавост на служителите може да изглежда антиинтуитивно, но има данни, които показват, че това може да допринесе за създаването на устойчиви бизнес модели, твърдят анализаторите от Demos.

Ясни правила

Разбира се, това не означава, че фирмите трябва да позволяват на служителите си да злоупотребяват с времето, прекарано във Facebook. Трябва да установите ясни правила за правилната употреба на социалните сайтове, съветват специалисти. Не бива да се колебаете да кажете на служителите си, ако те прекарват "неразумно" много време в социалните мрежи, без това да е свързано с пряката им работа. Въпросът е обаче как точно да се измери това време и как да решим коя е разумната граница? Трудно е да се прецени дори дали колегата до вас използва социалните мрежи по работа, или просто си губи времето.

Някои работодатели са намерили начин да ограничат злоупотребите, давайки на служителите си точно определено време, което могат да прекарват в социалните мрежи. Serena Software е въвела Facebook Fridays - всеки петък 800-те служители на фирмата в офисите й по света могат да прекарат един час от работното време в социалната мрежа. Така колегите в 18 страни могат да се опознаят помежду си, да влязат във връзка с клиенти или с членове на семейството си.

Примерите доказват, че ако не се злоупотребява с времето, прекарано в социалните мрежи, те могат да окажат положителен ефект върху комуникацията вътре в екипа. Установяването на ясни правила обаче е ключово, за да не страда работният процес. Ако успеете да направите така, че служителите ви не просто да губят времето си във Facebook, а да го използват за вътрешна комуникация, можете да постигнете учудващо добри резултати и дори да помогнете за по-доброто функциониране на бизнеса. Не забравяйте обаче, че в мрежата винаги някой ви наблюдава.