С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Как да организирате фирмено обучение в 10 стъпки

Обърнете внимание на предварителното планиране, но анализирайте и резултатите
Share Tweet Share
Снимка

Уголемяване

 Автор: Михаил Вълканов

Случвало ли ви се е да присъствате на корпоративно обучение, от което си тръгвате с усещането, че вместо да натрупате знания, сте загубили ценно време? Или може би самите вие сте организирали трейнинг програма за колегите си, но ви е било трудно да ги убедите да се включат? Или пък накрая вместо благодарност и похвали сте се сблъскали с негативни коментари?  

Ако някоя от тези ситуации ви е позната, най-вероятно сте пропуснали да отчетете ключови фактори в процеса на планиране и управление на обучението. Затова ето кратък наръчник от 10 стъпки, които да ви помогнат да се справите с тези предизвикателства.

#1 Определете си цели и очаквания
Смисълът на всички програми за обучения се свежда до подобряване на качеството на работа, увеличаване на капацитета на човешките ресурси, стабилизиране на процесите и взаимоотношенията в компанията. Може би точно защото изглежда толкова очевидно, често пъти ясното дефиниране на очакваните резултати от трейнинга се подценява и пренебрегва.

Подходете към обучението като към проект, при който всички заинтересовани страни трябва да допринесат за уточняване на очакванията. Препоръчително е да анкетирате служителите, да обсъдите резултатите и да набележите заедно цели и подцели. Удачно е дори да се допитате до клиентите на фирмата ви, за да отчетете забележки и препоръки за подобрения. При всички случаи се стремете към конкретика и измеримост на резултата.

#2 Определете бюджета, но и неговата възвращаемост
В идеалния сценарий бюджетите за обучение са планирани предварително на годишна база и са съобразени с цялостната стратегия на компанията. Всяка цел, уточнена в първоначалния етап на организация, трябва да е подплатена с числа, а те от своя страна да са добре аргументирани.

Реализацията на обучение е проект с икономически смисъл за фирмата. Понякога ефектът може да се измери почти веднага – например процентно увеличение на продажбите, брой привлечени нови клиенти за тримесечието. В други случаи обаче инвестицията е по-дългосрочна и предполага качествени изменения, чиито резултати стават осезаеми с натрупване. От първостепенна важност е да изясните предварително какви са очакванията ви за възвращаемост и да ги зададете.

#3 Изберете правилния партньор, който да проведе обучението
Не само когато обучението се организира от служители за служители, но и в случаите, когато избирате външна обучаваща компания или консултант, е важно те да бъдат подходящи. Това означава не просто да предоставят качествен трейнинг в класната стая, но и да могат адекватно да ви помогнат още на етап подготовка. Колегата обучител, трейнинг фирмата или консултантът са ваши партньори и от безпроблемната ви комуникация, от опита и професионализма им зависи успехът на програмата.

Когато избирате външен партньор, обърнете внимание на препоръките на бивши клиенти и опита и квалификациите на преподавателите. Ключови способности за обучителите са общуването с участниците, представяне на темите по интересен и запомнящ се начин, с достатъчно практически примери и упражнения, с индивидуален подход. Допълнителна стойност внася възможността за избор на метод за поднасяне на материала и онлайн диверсификацията. Разбира се, водещ фактор е и съотношението качество - цена. За да сте сигурни в избора си, добре е да се възползвате от възможността да проведете тестова сесия - стабилните професионални компании предлагат тази опция.

#4 Изберете правилния формат на обучението
Изясняването на целите ще ви помогне да определите вида на обучението. В някои случаи те не могат да бъдат постигнати след еднократни тренировъчни сесии и се налага комплексен подход в няколко етапа. Ако става дума за практически умения и оптимизация на процеси, може да заложите на обучения, подобни на консултация или работилница. Ако обаче се налага повишаване на нивото на знания и осигуряване на квалификация за служителите, добре е да се помисли за сертификационни курсове и формати с изпитни програми.

Пазарът предлага неограничен диапазон от възможности, които вие трябва да филтрирате - изборът не е никак лесен. Добра стратегия е да проверите дали има професионална организация – местна или международна, която организира квалификационни курсове в набелязаната тематична област или може да препоръча опитни специалисти, да предложи структуриран подход. Опциите за обучение отдавна са комплексни и интерактивни – отвъд традиционната класна стая съществуват платформи за уебинари, онлайн трейнинг или игрови модели и симулации. Открийте точния формат с оглед на набелязаните цели и таргетираните участници.

#5 Структурирайте участниците в групи
Важно е да дефинирате ясно кои са участниците в трейнинга. При някои обучения – например по теми в сферите на презентационните умения и компютърната грамотност, е ключово те да са с еднакъв профил и най-вече да стоят на близки нива в корпоративната йерархия, за да се елиминира дискомфортът, да се постигне желаният ефект на интеракция – с активно присъствие и задаване на въпроси. За други типове трейнинг или за формати с елемент на тиймбилдинг е дори задължително да се разместят пластовете и групата да не е хомогенна - в тези случаи се разчита на обмен на опит, разчупване на ледовете и насърчаване на вътрешната комуникация.

Разпределете участниците според нивото на знания и умения. Решаването на предварителни тестове и казуси за определяне на нивото е добра техника. Чрез тях се осигурява най-безпристрастно и логично разделяне на участниците, което понякога е необходимо дори като разбиване на оформили се "затворени групи по интереси" в рамките на колектива. В крайна сметка обученията винаги предоставят и допълнителна възможност за социализация.

Много компании предлагат и пробни сесии (taster), в които треньорите се ориентират в обстановката и могат да дадат съвет за структуриране на групите. Важно е да се съобрази оптимален брой участници. Обикновено е препоръчително да не надвишават 20 души - така всеки получава персонално внимание и съвет. Понякога групите се оформят автоматично, по специфични признаци – например новодошлите преминават през задължителни трейнинги, отличилите се таланти получават възможност за повишаване на квалификацията или пък поощрението за новите преки мениджъри включва курс за усъвършенстване.

Снимка

[Shutterstock] 



#6 Определете точното време
Определянето на идеалния период за провеждане на трейнинг се оказва едно от най-големите предизвикателства за планирането. Трябва да се съобразят не само работните графици, но и личните програми – от една страна, в динамичния бизнес климат се налага да оставим офиса непокрит в рамките на пълен работен ден, често и за по-дълго. Това е проблем, особено ако ангажираме вниманието на цяло функционално звено. От друга страна, търсим момент, в който не се налага предаване на важни проекти и отчети, за да разчитаме на присъствието и концентрацията на участниците. Допълнително трябва да имаме предвид възможността за припокриване с планирани отпуски, дори извънредни болнични.

Колкото по-рано успеете да дефинирате окончателно времето за провеждане на обучението, толкова по-добре. Дайте възможност на участниците да коментират удобни дни, съветвайте се с тях дали предпочитат провеждане на трейнинг през работно време или през уикенда, но не пропускайте да подчертаете, че може да е необходим личен компромис в името на оптималния за групата план. Трудно е да се предвидят всички възможни обстоятелства (например в хоризонт от три месеца), но пък ако успеете да фиксирате достатъчно рано дните, всички ще имат на разположение време да напаснат графика си и възраженията ще се минимализират. Някои компании разделят служителите си в два потока, които се движат в сезонна програма, и така предотвратяват прекъсване на работния процес.

#7 Изберете подходящото съдържание
За предпочитане е да вложите усилия за т.нар. ушиване по мярка (от английски tailoring) – максимална адаптация на темите и казусите, върху които се базира обучението, към профила на вашата фирма.

Обмислете вариантите и, ако се налага, се консултирайте – това гарантирано се възвръща под формата на по-добри резултати. Давайки възможност на обучителите да навлязат в дълбочина в спецификата на работата, да получат достатъчно информация, около която да структурират материала, осигурявате по-добър фокус на трейнинга, практическите ползи нарастват. Препоръчително е да бъдат коментирани реални примери от ежедневните проблеми, с които се сблъскват хората в компанията.

#8 Обърнете внимание на локацията и логистиката
На пръв поглед изборът на място за провеждане на обучението не изглежда труден и често пъти се подценява по значение, но от него може да зависи неговият успех. Понякога предпочитате да останете в рамките на офис сградата, в която работят участниците, защото смятате, че така гарантирате комфорта им. Дали обаче не рискувате да загубите вниманието им, ако се налага да отскачат до бюрото си в почивките или ако са привиквани за консултации по време на трейнинга? Може да изнесете обучението на неутрална територия – например в хотелска конферентна зала, но трябва да сте сигурни, че не затруднявате излишно логистиката.

Рисковете са свързани с по-трудно придвижване до новото място, паркиране, оскъпяване и надхвърляне на бюджета, дори погрешно създаване на усещане за трейнинга като развлекателно мероприятие без реална тежест. Трети вариант е да се доверите на обучаващата компания и да използвате нейните зали и кетъринг. Обикновено цената за обучението и ползването на зала е пакетна. Разбира се, трябва да съобразите дали може да си позволите да отделите служителите от работния процес и дали няма да е твърде сложно достигането до съответната сграда.

Винаги осигурявайте детайлна предварителна информация на участниците. Колкото по-добре информирани са те за параметрите на обучението, което предстои, толкова по-адекватно ще се ангажира вниманието им. Ключова роля играе предварителната подготовка – раздаването на казуси за обсъждане, препоръчани статии, тестове за самооценка или проверка на знанията, както и допълнителното онлайн съдържание допринасят за настройване на подходяща вълна. За много формати на обучение е важно да се дефинира дори дрескод – особено при упражненията за разгряване и "разчупване на леда", за които високите токчета и стегнатите сака биха попречили.

#9 Не забравяйте да проследите резултатите
След края на трейнинга идва най-важната стъпка – обобщаването на резултатите. Тук работата е двупосочна. Потърсете обратна връзка от участниците, за да прецените какво би могло да се подобри при следващи сесии - колкото и да е идеална програмата, винаги има поле за усъвършенстване. В същото време е необходимо да изискате и обучителят да даде оценка на групата, дори на индивидуалното представяне на участниците. Опитното мнение на професионалиста е безпристрастно и ще ви осигури ценен ориентир за структуриране на персонален подход за управление на таланта в компанията.

Формулярите за оценка на обучението са най-лесният и подреден начин да получите компактен масив от данни. Използвайте скали и метрики по показатели, на които държите. Повечето компании предлагат стандартни бланки, но винаги има възможност за адаптация на въпросите. Не пропускайте да осигурите и поле за свободно писане - дайте възможност за изява на креативността на участниците.

#10 Анализирайте и надграждайте
Данните, които сте събрали, трябва да се анализират своевременно – не позволявайте на динамичното работно ежедневие да прекъсне цикъла на планиране и управление на обученията, защото следващата стъпка е най-важна – проследете резултатите. Сравнете очакванията с постигнатото от участниците в хоризонт от един до шест месеца. Според спецификата на трейнинга трябва да дефинирате показатели за успех (качествени и/или количествени). Добра идея е да проведете последващи интервюта с участниците, за да прецените как да надградите ефекта с допълнителни дейности.

Колкото по-рано успеете да дефинирате ключовите компетенции, които ще изграждате и насърчавате за следващия бюджетен период, толкова по-лесно ще подсигурите необходимия ресурс за организиране на още по-ефективно обучение. Използвайте придобитото ускорение и изводите от приключилия трейнинг и определете следващите цели. Защото обученията са важна предпоставка за още по-добри резултати. И обратно – липсата им или неправилното им провеждане също могат да предизвикат след себе си "ефекта на пеперудата".

Снимка

 


Христина Христова
 е специалист "Маркетинг и бизнес развитие" в "МДВ Профешънал едюкейшън". Има магистърска степен по маркетинг и бакалавърска по международни отношения от Университета за национално и световно стопанство, както и професионална квалификация по управление на проекти. Работила е в BPP Professional Education, както и в голяма компания за аутсорсинг. 

"Капитал", "Кариери" и "МДВ Профешънал едюкейшън" стартират ускорен практически курс за хора на ръководни позиции Business Essentials. Обученията са разделени на 4 модула – "Техники за финансов анализ", "Финансов мениджмънт", "Правен наръчник на мениджъра" и "Стратегия и маркетинг". Повече информация за програмата и обучителите, както и за записване - capital.bg/BEssentialsКурсът ще се провежда в петък и събота през февруари и март 2016 г. За ранна регистрация до края на ноември ползвате 10% отстъпка. 

За да получавате бюлетините на "Кариери" с новини и тенденции в областта на човешките ресурси, мениджмънта и кариерното развитие, влезте в сайта  или се регистрирайте.

Станете част от онлайн общността на "Кариери". Включете се в нашите дискусии и анкети и през социалните мрежи: FacebookTwitterLinkedInGoogle+Pinterest.

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2019 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2019 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly