С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

За силата на обратната връзка

Ефективната комуникация с мениджмънта засилва ангажираността на служителите с целите, стратегията и ценностите на организацията
Share Tweet Share
Снимка

[Shutterstock] 

Даването и получаването на обратна връзка е съществен елемент от работните процеси в една компания и играе ключова роля за мотивацията на служителите. Те искат да знаят как се представят и искат да го знаят често. Затова и се интересуват от въпроси като: "Какви са техните силни страни?", "Какво могат да правят по-добре?", "Къде е тяхното място в организацията и какви са възможностите им за развитие?". Служителите искат и гласът им да бъде чут - да споделят с прекия си ръководител с какви трудности се сблъскват, да му предлагат идеи и да бъде потърсено мнението им по актуални въпроси. И ако подобна обратна връзка липсва или не е ефективна, резултатът никога и за никого няма да е положителен.

Обратната връзка и връзката й с ангажираността

Обратната връзка е най-евтиният и мощен мениджърски инструмент. Тя не изисква значителна инвестиция, а резултатите са видими и измерими. Когато даваме обратна връзка, помагаме на хората да си припомнят целите и задачите, по които работят, напомняме какви са очакванията към тях от страна на прекия им ръководител, мениджмънта на компанията, партньорите, клиентите и т.н. Това ни помага и да открием трудности и пречки, които среща екипът при изпълняването на задачите си.

Заради всичко това всеки мениджър трябва да предостави смислена и структурирана обратна връзка, както и да потърси такава от служителите си. Когато обмяната на такъв тип информация се извършва регулярно, с необходимото внимание и подготовка, това води до сериозно увеличение на ангажираността на служителите към целите, стратегията и ценностите на компанията.

Това се потвърждава и от серия проучвания и доклади. Според Workplace Research Foundation силно ангажираните служители обикновено имат с 38% по-висока продуктивност от средната за екипа.

От друга страна, експерти изчисляват, че разходите по неангажирани служители възлизат на милиарди долари годишно. А според наскоро проведено проучване на "Галъп" по-малко от 30% анкетираните работещи твърдят, че са напълно ангажирани в работата си. Има голяма вероятност поне няколко от оставащите 70% да са ваши колеги.

От назначаването до освобождаването на служителя

Предвид съществената роля на обратната връзка за успеха на една компания би било уместно да я разглеждаме като цялостен процес, а не като отделни събития.

Процесът стартира още със започването на работата на служителя в компанията и обхваща всички фази на неговото развитие и присъствие в нея, а именно - обучение, работа с ментор, продуктивност, кариерно развитие, раздяла с работодателя.

Недостатъчно е, ако се фокусираме само върху времето между фазите, например минали са 3 месеца от обучението на служителя и се срещаме да му дадем обратна връзка за справянето му до момента. Ако той е пропуснал нещо важно в тези 3 месеца, това може да провали целия период на обучение, което би било сериозна загуба. Някои от фазите, например продуктивност, може да трае месеци или години.
Освен цялостен процесът трябва да бъде и адаптиран спрямо стратегията, целите, организационната култура и микроклимата в компанията.

Въпрос на организационна култура

Освен да бъде създаден, процесът се нуждае и от благоприятна среда, в която да се развива. Една компания може да създаде страхотен процес, техники и инструменти за даване и получаване на обратна връзка. Ако обаче служителите в тази компания искрено не вярват в ползите от това, бъдете сигурни, че нито ще измерите 38% повече продуктивност, нито броят на ангажираните служители ще се увеличи.

Подходът по създаване на организационна култура, в която се предоставя обратна връзка, отново трябва да бъде цялостен. Независимо дали процесът ще бъде създаден с помощта на колеги от екипа или консултантска фирма, търсете обратна връзка от служителите, които впоследствие ще го използват. Регулярно споделяйте с тях прогреса и отново искайте обратна връзка. Насърчавайте хората, с които работите, да разговарят открито с мениджъра си и с колеги. Споделяйте и вие с тях. Бъдете търпеливи и имайте реалистични очаквания за резултатите, които искате, и времето, за което смятате, че могат да бъдат постигнати.

Как да действате

Известни са много и различни модели за даване на обратна връзка. В някои фирми този процес е силно формализиран: възприети са методологии, налице са инструменти за събиране на обратна връзка, има регулярни срещи между служителите и прекия им ръководител. В други се правят опити процесът да бъде опростен - с по-малко документация, но с повече разговори. Има и фирми, в които процес липсва, а обратна връзка се дава само и единствено когато нещо не е наред и обстоятелствата налагат да се реагира.

Ако попитате мениджъри в различни компании какви методи и начини за получаване и даване на обратна връзка използват, ще срещнете от най-съвременните и модерни, през по-остарели, класически или модифицирани. Може даже да научите за новаторски подходи, за които все още никой не е чувал.

Тогава как да изберем метод? И кое би работило в нашата компания? Универсална рецепта няма. Както казах по-горе, добре е да погледнете на задачата като на проект и да приложите цялостен подход.

Добрите практики показват, че е препоръчително обратна връзка да се споделя поне веднъж седмично. Срещата/разговорът може да бъде кратък, но структуриран и по същество.

Годишните атестации са друга доста разпространена форма на даване на обратна връзка. Идеята на този метод е веднъж или два пъти годишно служител и прекият му ръководител да се срещнат, за да дискутират в контекста на заложените цели представянето на служителя. Тук ключовите моменти са два. Разговорът трябва да бъде двупосочен – давам обратна връзка, получавам обратна връзка и какво се случва, след като сме предоставили и получили обратната връзка (follow up).

За съжаление голяма част от компаниите, които ползват годишната атестация като инструмент за даване на обратна връзка, правят това едностранно и не дават възможност на служителите да споделят своите собствени мисли, трудности и идеи. Често се случва и атестациите да бъдат разглеждани като излишна бюрокрация за компанията.

Друг работещ механизъм е регулярното допитване/анкета към служителите. При този подход до служителите се изпращат предварително дефинирани въпроси, обобщени в анкета. Те засягат различни категории: процесите в компанията, работната среда, взаимоотношенията между колеги/екипната работа, ръководството, обучението, кариерното развитие и др. Добавя се и свободен текст, в случай че дефинираните въпроси не са достатъчни да обхванат всички важни теми за служителите. Целта е да се види по категории доколко са удовлетворени служителите и да се провокират да споделят идеи. Допитването е добре да бъде анонимно, за да може всеки свободно да предостави обратна връзка, без да има съмнения за последици, в случай че изрази критика или несъгласие.

Съществуват и други методи и средства за даване или получаване на обратна връзка – общи срещи, телефон, мейл, кутия за идеи и т.н.

Независимо кой от съвременните модели и средства ще изберете да въведете и ползвате, когато дефинирате процеса по даване на обратна връзка, мислете за това като за цялостен процес, в който отделните компоненти са свързани помежду си. И не на последно място – опитайте се да създадете такава фирмена култура и среда, в която хората не се страхуват да споделят проблеми, идеи, предложения и се интересуват от представянето си. Всъщност без това всякакви системи и процеси няма да бъдат успешни.
 

Снимка

 


Венцислав Касамски e оперативен мениджър "Стратегически проекти" в "Адеко България". Той има над 10 години опит в сферата на IT услугите и управление на проекти. Започва работа в компанията през 2007 г., а през последните 7 години управлява различни аутсорсинг проекти за клиенти на "Адеко". Има бакалавърска степен по компютърни системи и магистърска по "Икономика" от Немския факултет на Технически университет - София.

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2019 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2019 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly