С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Лавина от имейли: Как да се справим с потока от информация

Някои прости техники, които помагат да филтрираме важното от маловажното, за да не бъдем затрупани от виртуални писма
Share Tweet Share
Снимка

[Pixabay.com] 

Имейлите се нареждат сред първенците при най-безмилостните "убийци" на време в офиса. Непрестанният поток на информацията обаче намира и други канали и носители, набъбва час след час, докато в едни момент буквално ни залива. Има хора, които получават до 4-5 имейла на час, но когато бройката нарасне до по-голямо число, тогава положението започва да излиза извън контрол.

За да не позволяваме да бъдем затрупани от виртуални писма, има някои прости техники, които помагат да филтрираме важното от маловажното, да "сканираме" написаното без да пропускаме важни детайли, да архивираме и подреждаме онова, което ще ни трябва по-късно... накратко да управляваме сблъсъка си с информацията по възможно най-добрия начин. Ето и някои от тях:

# Отделете важното настрана

Информацията стига до нас по много канали - телефон, имейл, хартиен носител, личен разговор и т.н. Невъзможно е да обърнете подобаващо внимание на всичко. Затова е важно да използвате "филтър" още на входа и едва след това да обработвате и класирате.

"Интересен ли е за мен този имейл/документ?" - ако не успеем да си отговорим на въпроса при първо четене/запознаване с текста, най-често предпочитаме да го оставим настрана, за да се върнем към него на по-късен етап... Това поведение обаче обикновено означава, че "цедката", която прилагаме, за да отделяме важното от маловажното, не работи или в най-добрия случай е прекалено широка. Освен това отлагането създава предпоставки за бързо затъване с непредсказуеми последствия. По-доброто решение изисква да идентифицираме от самото начало онова, което ни интересува. Така ще имаме възможност да организираме и планираме нещата навреме.

За да прецените дали дадено съобщение е важно, най-добре е да се ръководите от служебните си задължения. Не забравяйте, че оценката за вас се базира на способността ви да трансформирате брутната информация в конкретни действия. В този смисъл тя е интересна, ако ви помага да предприемете бъдещи действия. Ако не е така, по-добре я забравете. Да обработвате и класирате всичко, което достига до вас, не само затормозява, но е и напълно лишено от смисъл.

# Капаните на отлагането

Представете си, че получавате имейл или някакво съобщение, прочитате набързо съдържанието, но не отваряте прикачения файл. Да кажем, защото имате няколко дни да изпълните това, което се очаква от вас. В последния момент обаче откривате, че прикаченият документ съдържа грешна или непълна информация.

Електронното общуване често залага подобни "бомби със закъснител". Именно защото не разполагаме с достатъчно време, не можем да си позволим да се излагаме на такива рискове, без да си оставим възможност да реагираме.

Това означава, че трябва не само да сте проактивни по отношение на информацията, а и да четете всичко бързо и цялостно. За да си дадете време и възможност да планирате следващото си действие. В действителност затъваме не заради обема на информацията, а заради навика си да отлагаме обработката ѝ. А това пък произлиза от неспособността ни да вземем решение тук и сега.

# Овладейте потока от данни

Преди да пристъпите към обработка на информацията, наложете си да спазвате някои правила. Премахнете индикациите за спешност, които често създават напрежение. Освен това помнете, че имейлът не бива да се използва като заместител на някой софтуер за мигновени съобщения.

Определите време в рамките на работния ден, за да проверявате пощата си. Статистиката показва, че служителите се прекъсват от поредния имейл средно на всеки шест минути, а от това естествено страда качеството на работата. Някои дори предпочитат да работят след 18:30 ч., защото потокът от информация в този период на денонощието замира. Естествено това е за сметка на личния живот.

Не си налагайте на всяка цена да отговаряте бързо на електронните писма. Винаги ще се намери колега, който да реагира до две минути след получаване на имейл, и това естествено създава комплекси. Но с времето партньорите и сътрудниците ще разберат, че е по-добре да получат отговора по-късно, но той да бъде пълен, обоснован и лесен за употреба.

# Класирането: най-простото е най-добро

"Тук някъде имаше един интересен документ, но вече не се сещам къде съм го сложил..." Колко често сте попадали в такава ситуация? Американско проучване показва, че мениджърите губят средно по шест седмици годишно в търсене на информация, която са получили и "скрили" от самите себе си. Ако класирането не ви помага да откриете лесно това, което търсите, по-добре да оптимизирате системата.

Най-непрактичният начин е документите да се подреждат според това от кого са получени, например в папки "доклади от Х" или "имейли от У". Много по-добре е да ги класирате според това за какво ще ги използвате - да кажем изследване за конкуренцията, маркетинг планиране и пр. За целта обаче трябва предварително да сте ги прочели и да знаете за какво става дума в тях.

Избягвайте да създавате повече от четири поддиректории, когато класирате. Това усложнява работата и може дори да ви откаже от усилията по систематизиране на данните. Намерите начин за подреждане, който е лесен и дава най-пряк достъп до съдържанието. Същото важи и за хартиените архиви.

Не класирайте документи в папка "разни". Ако не можете да им намерите място - или създайте нова категория или ги изтрийте/хвърлете. Информацията също има срок на годност. Затова е добре от самото начало да определяте приблизителен срок за използването X и след това да я унищожавате без угризения.

# Сега вече може да се справите с потока от информация и да го "подчините", без да сте залети от информация.

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2020 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2020 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly