С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Как да кажем на колегата, че бърка, и после той да ни благодари

Няколко съвета за даване на обратна връзка
Share Tweet Share
Снимка

[Shutterstock] 

Първото и най-важно правило в даването на обратна връзка - никога не казвайте на колегата си, че бърка. Той може да е взел различно решение поради липса на информация или достъп до повече информация, заради различни допускания или приоритети и т.н. Но колегата не бърка. Той взема най-доброто решение при дадените условия и се опитва да си свърши работата. Дори когато се опитва да ви засегне или наскърби, не се поддавайте на изкушението да му отговорите подобаващо.

Ако този съвет ви се струва прекалено пацифистки, прочетете по-долу някои от причините да се опитвате да го спазвате, когато ви се налага да давате обратна връзка. Даването на обратна връзка е много повече изкуство, отколкото наука, а съветите може да са ви от полза както в ежедневните взаимоотношения с колеги, така и във всички останали случаи, когато имате различни мнения с хората, с които общувате.

Останете безпристрастни
Опитайте се да останете безпристрастни и да се въздържате от квалификации за лицата, с които общувате. Ние, хората, сме емоционални същества и винаги когато някой посочва грешките ни, е много лесно да си мислим, че не ние сме причината. Особено когато това е придружено с квалификации за самите нас.

Например, ако някой ми каже: "Как можа да направиш това?", първата ми мисъл може да бъде, че съм глупав, но след това има вероятност да помисля другия за глупак, защото не е видял моята гледна точка. В крайна сметка има голяма вероятност резултатът да е да започна да се защитавам, вместо да се опитам да разбера какво ми казва той. Но ако някой ми каже: "Помисли ли за Х, преди да направиш това?", вече разговорът не е за мен и как аз съм сбъркал, а за това дали начинът, по който съм взел решението, е верен и пълен и как мога следващия път да го подобря.

Разликата на пръв поглед може да не е съществена, но практиката показва, че разговорът се променя драстично. Квалификациите почти винаги предизвикват отбранителни реакции, докато дискусия за начина на взимане на решения много често предизвиква разговор за това какво е трябвало да се направи и как да се направи следващия път.

Време, място и начин
При даването на обратна връзка има и няколко конкретни правила, които правят разговора много по-приятен и за двете страни. Част от тях е обратната връзка да е дадена скоро след инцидента, да е дадена насаме и да има конкретни препоръки как да се реагира следващия път в подобна ситуация.

- кога
Изчакайте срещата или размяната на мейли във връзка с конкретните ви оперативни задачи да приключи, преди да пристъпите към даването на обратна връзка за грешка, която е допуснал вашият колега. Много по-професионално е да се фокусирате върху работата, която имате да свършите. Едва след това си насрочете нова среща с ясната цел за даване на обратна връзка. И не забравяйте, че винаги е много по-добре да давате обратна връзка лично вместо по имейл.

Най-добре е срещата за обратна връзка да се проведе същия или следващия работен ден, но не по-късно. Добре е, ако е имало напрежение на работното място, то да е поспаднало. Даването на обратна връзка по време на среща по друга работна тема само "разводнява" основния повод да се видите. А ако решите да направите това след седмица, рискувате инцидентът да е избледнял много и за двете страни или да е напълно забравен от една от тях.

- къде
Обратната връзка се приема най-добре, когато е дадена насаме. Колегата няма да се чувства застрашен, че доброто му име ще пострада или че няколко души го причакват от засада.

Ако колегата има самостоятелен офис, най-добре е срещата да се проведе там. Следващото място е малка конферентна зала в офиса. Добро място за даване на обратна връзка е и по време на обяд, особено когато с колегата имате повече теми за дискутиране.

- как
Винаги е много полезно да сте подготвени с отговор на въпроса какво можеше да бъде направено вместо това. Ако колегата е взел прибързано решение, посочете му, че винаги сте насреща, за да дискутирате, когато той или тя имат подобен проблем (и след това винаги намерете време да им помогнете). Ако колегата не е взел под внимание конкретни правила на компанията, посочете къде могат да бъдат намерени или организирайте среща за разясняването им.

Изключение от правилото за отделна среща за обратна връзка са срещите да обсъждане на планове или подходи (това как да се направи дадено нещо). Например да изберем подход А (на колегата) или подход Б (вашия). В такива срещи е приемливо да давате обратна връзка, но не за колегата, а за подхода. Опитвайте се да задавате въпроси много повече, отколкото да говорите (например: "Как в подход А ще се направи Х?"). Изслушвайте отговорите и ако те не ви устройват, задавайте уточняващи въпроси (например "Но Х не е ли много по-скъпо при подхода А?").

Кой е колегата
Има и някои различия при даването на обратна връзка в зависимост от това с кого ви се налага да общувате - шеф, колега, подчинен, както и дали и колко опитен е въпросният колега. Не са за подценяване и разлики, свързани с националността на получаващия обратната връзка.

- според йерархията
Когато давате обратна връзка на подчинен, очаквайте, че той или тя винаги ще се опитат да защитят позицията си. В крайна сметка никой не иска да изглежда зле пред шефа си. Затова винаги давайте оценка и за цялостната работа, преди да дадете обратна връзка за нещо конкретно (например "тази задача я свърши за 5, а ако искаш следващия път да стане за 6, направи Х").

Ако въпросният човек е колега на вашето ниво, не се опитвайте да му влизате в територията или да му казвате как да си върши работата. Кажете му какво и кога ви трябва и го оставете сам да прецени как най-добре да ви помогне.

Когато давате обратна връзка на шефа си, винаги се опитвайте да се позовавате на принципите, които той използва в своя стил на управление (например "Шефе, ти казваш винаги да пишем грамотно на клиентите. Забелязах едно място, където не си го направил. Можеш ли да ми обясниш защо не си спазил това правило?").

- според опитността на човека
Когато човекът е с по-малко опит или не е много запознат със собствената си емоционалност, или по принцип е труден характер, това, което помага, е да давате обратната връзка като сандвич: положителна, нещо, което той трябва да подобри, и отново нещо положително.

Когато човекът е с по-голям опит в работата в екип и с висок коефициент на емоционална интелигентност (EQ) обикновено обратната връзка може да бъде дадена много по-директно и без много заобикалки. Понякога тези хора дори предпочитат да не се спазва горното правило на сандвича.

- според националността
Различните нации имат различни похвати за даване на обратна връзка. За англичаните фразата "може да поработиш още над това" може да означава, че нещо е било много зле изпълнено, докато в България може да се изтълкува и като: "Това беше добре, но може и по-добре."

При работа с китайци и индийци съм забелязал, че е много по-важно да се запази връзката между даващия и получаващия обратната връзка. Също така поради разликите в културите е много важно да коментирате всичко, което ви направи впечатление. Ако за вас нещо не е приемливо, за индиец или китаец това може да е напълно в реда на нещата.

Какво да правим при лични обиди
Тъй като на никого не му е приятно да го обиждат, има някои правила и за случаите, когато някой си позволи да използва квалификации, които не са ви приятни, и вие искате да му кажете да престане.

На тази нова среща поставете дневния ред ясно (например "Обратна връзка за вчерашната ни среща"). Кажете това, което ви е подразнило или притеснило (например "Не ми е приятно да ме наричаш ХХХ. Моля, спри да го правиш"). Ако сте достатъчно спокойни и отворени за това, може да потърсите причините за тази реакция у колегата (например "Какво те провокира да реагираш така").

Ако колегата не престане с обидите дори и след като сте разговаряли в подобен формат вече един-два пъти, най-добре е да говорите с неговия шеф, с представител на отдел "Човешки ресурси" или с вашия шеф, като се опитате да им дадете достатъчно детайли, така че те да се справят със ситуацията. Понякога това също може да се окаже ефективна форма на обратна връзка.

Какъв е вашият подход за даване на негативна обратна връзка?
 

Георги Кременлиев е вицепрезидент "Професионални услуги" в технологичната компания Vayant Travel Technologies и член на Асоциацията на софтуерните инженери. Преди това е работил в компании, сред които Microsoft и Rila Solutions. Има опит в управлението малки и средни екипи, както и на екипи с международно участие.

Той ще бъде лектор по време на конференцията на Асоциацията на софтуерните инженери ASE SoftCon 2015 "Комуникация и практики на успешния софтуерен екип", която цели да помогне за подобряване на социалните и емоционалните умения на софтуерните инженери, по-добрата работа в екип и споделянето на добри практики в тези насоки. Събитието, на което "Кариери" е медиен партньор, ще се проведе на 2 октомври в "Интерпред".
 
За да получавате бюлетините на "Кариери" с новини и тенденции в областта на човешките ресурси, мениджмънта и кариерното развитие, влезте в сайта  или се регистрирайте.

Станете част от онлайн общността на "Кариери". Включете се в нашите дискусии и анкети и през социалните мрежи: FacebookTwitterLinkedInGoogle+Pinterest.

 

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2019 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2019 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly