С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Шива в офиса

За негативните страни от жонглирането с няколко задачи и как да се справим с тях.
Share Tweet Share
Снимка

Уголемяване

 Автор: Михаил Вълканов

Извинявай, последният мейл беше вътрешнокорпоративен, но пристигна по погрешка при теб.

Обърканият мейл се появи точно докато събирах коментари на тема мултитаскинг (от англ. multitask - вършене на много задачи едновременно). Точно преди това бях чела история за изпълнителен директор, който решава да изпрати мейл по време на заседание на управителния съвет, но понеже е леко разконцентриран от разговора, изпраща писмото на 3 пъти, докато най-накрая стигне правилния човек, с точното послание и прикачен файл.

Съвпадение като по сценарий. Оказа се, че и човекът, от когото получих писмото - главният изпълнителен директор на рекламната агенция Reforma Десислава Олованова, е класически пример за мениджър с много задачи. 

"Опитвам се да правя нещата едно по едно, защото знам, че така резултатът ще е по-добър, но невинаги успявам, коментира тя малко по-късно и в допълнение: Освен двата офиса имам три деца и две кучета." Ето това е идеалният пример, който търсех, за да започна текста.

През последните няколко седмици непрекъснато попадам на примери на мултитаскващи мениджъри. Покрай кризисното свиване на персонала (а в частни случаи и заради лошата организация и разпределение на задачите в компанията) мениджърите вече отдавна работят по формулата "3 в 1". И не просто се занимават с няколко различни проекта, а често се налага и да ги движат успоредно и спешно.

Офисите са пълни с многоръки шиви и наполеоновци, които са принудени едновременно да пишат мейли и да отговарят на обаждания и да не изостават от графика, докато задачките им продължават да се трупат. Но дали тази нова реалност е добра за хората и за фирмата? И как можем да мултитаскваме като божества или велики пълководци?

Начин на живот

Всеки, който се занимава с вземане на решения, управление или е на лидерска позиция, е принуден да мултитасква, т.е. налага му се да върши по две и повече неща едновременно и обичайно е затрупан от множество разнородни проекти. За някои това действа стимулиращо и е част от начина им на живот и на работа. За други е изтощителен режим, който понижава работоспособността и креативността им и дори може да има физически отражения.

"Денят ми е коктейл от структуриране на проекти на компании, кандидатстващи по европейски програми, срещи с клиенти и решаване на казуси. Работя едновременно по около 20 проекта, които са на различни етапи", споделя Теодора Овчарова, изпълнителен директор на "Елана инвестмънт". Тя обаче смята, че когато извършването на много неща едновременно стане ежедневие, човек се настройва на това темпо и то вместо да пречи, обогатява.

"От една страна, научаваш се на важните умения за управление на времето. От друга – получава се нещо като икономия от мащаба, но от гледна точка на общи казуси и решения, които се мултиплицират. Натрупването на професионален опит става по-бързо и ефективно", коментира тя.

Многото задачи са ежедневие и за Цвета Варадинова. Тя е собственик на магазин "Дар за горене", но освен организирането на доставките, връзката с авторите на нещата, които продава, и участията в различни събития, тя пише и рецензии за книги и музика за сайт, в който е и администратор, занимава се с онлайн радио "Землянка", а от време на време е и диджей на партита. И при това казва за себе си, че е перфекционист, т.е. опитва се да изпипва всяка една от многото си задачи.

"За мен е важно да се занимавам с много неща. Не мога да си представя работа в офис от 9 до 5 часа", казва Варадинова. И добавя, че е заобиколена от мултитаскващи хора, основно такива, които имат собствен бизнес, но и хора на изкуството, журналисти, художници и т.н., които поради вътрешна потребност или икономически обстоятелства работят на няколко места.

Стопяване на лагерите

Но историята си има и втора страна – многото и различни проекти, които изискват непрекъсната съсредоточеност и за които, ако човек иска да ги свърши, може и да остане без време за почивка и възстановяване, не само са в състояние да демотивират служителите, а и да ги доведат до изтощение. А ако ситуацията е хронична, то стигаме и до другата все по-често използвана чуждица - бърнаут (от англ. burnout - прегряване).

Случаите на претоварващо жонглиране със задачи не са малко, но никой не би искал да застане с истинското си име, защото това може да бъде прието негативно - като мрънкане и оплакване. Някои се страхуват, че това може да коства и работата им. Но това обаче не означава, че негативните ефекти от мултитаскинга не съществуват.

"Когато започнеш деня си с "не знам откъде да започна", няма шанс да го завършиш успешно. И проблемът не е толкова в недостига на време, колкото в тягостното чувство, че си заринат със задачи, които, дори и да подхванеш отнякъде, няма да приключиш никога. Понякога стигам до нещо като офисна безизходица, в която задачите са трупат, а аз нямам сили да ги започна", разказва Надежда*, която е класически пример за Шива мениджър.

Тя разказва, че заради натоварения си график и необходимостта да се занимава с много и различни неща, постоянно работи под напрежение, често й се налага да върши задачите си в последния момент, преди крайния срок, не успява да планира дългосрочно и да си почива качествено.

Разсейването от мейла, Skype, телефона или някой колега не трябва да се смята за мултитаскване. Това е просто разсейване. Но ако в даден момент ви се наложи да говорите по телефона и да пишете мейл, тогава вече говорим за мултитаскинг.

И също както прекалено многото проекти, които трябва да се свършат само от един човек, като случая на Надежда, и това не е много ефективен подход за отмятане на задачи. Разконцентрирането на вниманието със странични задачи или превключването от задача на задача намаляват работоспособността и качеството на работата.

Проучване, публикувано в американското издание Journal Of Experimental Psychology, установява, че студентите се справят с 40% по-бавно със задачите, които трябва да решават, ако са принудени да "превключват" и да се занимават и с други неща, вместо да посветят цялото си внимание на задачата. Същият ефект се наблюдава и в работна среда, ако няма "проветряваща" пауза между две коренно различни задания или те просто се редуват на конвейер.

Изследвания на професор Глория Марк пък, учен от университета в Калифорния, показват, че хората, които са прекъсвани често в работния си процес, работят по-бързо, но производителността им е по-ниска. След 20 минути работа с прекъсвания нивата на стрес на хората се увеличава, също както и напрежението, работния товар и усилия.

Снимка

[Shutterstock] 



Техники в жонглирането

Ако човек е в ситуация да се занимава с няколко неща едновременно и е затрупан с работа, първото нещо, което трябва да направи, е да се спре за малко и да осмисли своите ценности, онези неща, които действително осмислят и работата, и живота му, казва Капка Стойкова, тренер и консултант в сферата на човешките ресурси в Development Zone. Според нея само така може да се постигне по-ефективно подреждане и на по-общите приоритети, и на конкретните задачи.

Помислете си къде се намират и работата, и семейството, и приятелите ви в списъка с ценности и се опитайте да вмъкнете малко по-добър баланс. "Не е вярно, че ако искаш да си много добър в работата си, трябва да жертваш семейството и обратно", казва Десислава Георгиева, психолог в програмата за личностно и кариерно развитие Equilibrium на Taurus Consultants.

Един от най-често повтаряните съвети към хората с множество задачи, е да ги приоритизират. Един мой клиент споделя, че за да се справи с ангажиментите си, не просто прави дълъг to do лист, а един по-малък със задачите само за деня. Така се фокусира само върху 5-10 неща и листът не изглежда километричен, стресиращ и неизпълним, разказва Стойкова. С други думи – слонът се яде парче по парче, а не цял.

Друг основен съвет е - делегирайте задачите. Намирането на по-балансирано разпределение ще облекчи свръхнатоварените, така че те да могат да си поемат въздух и да се занимават по-ефективно с другите свои отговорности. В онези случаи, в които успявам да надхитря ситуациите, в които ми се налага да се занимавам с няколко неща едновременно, просто делегирам, казва Олованова.

"Много е важно човек да знае границите на своите възможности и да си признае: "Аз съм дотук." Да не се опитва да взема повече задачи, отколкото може да изпълни. Не е срамно, ако поискаш помощ", допълва и Георгиева.

За да се справи с многото задачи и натоварения график, един мениджър трябва да може да бъде гъвкав и да умее да импровизира, съветва от опит Николай Марев, главен изпълнителен директор на пенсионноосигурителната компания "ДСК-Родина". Това са нещата, които на него лично винаги са му помагали в работата, която е свързана с ежедневното проследяване и контролиране на всички дейности в компанията – от изпълнението на инвестиционните проекти и търговските процеси до развитието на IT технологиите.

Свръхнатоварването няма да доведе и до свръхрезултат заради придружаващата го умора, намалена концентрация, а оттам и по-ниска ефективност. Според Стойкова дори и по отношение на натоварения работен график важи принципът на италианския икономист Вилфредо Парето, като в случая формулата "20/80" означава, че 20% от усилията ни дават 80% от резултатите.

Затова човек не трябва да пренебрегва почивката си, дори и да е затрупан от работа. Тя е важна за възстановяването на организма, така че и на следващия ден да можете да сте достатъчно работоспособен, а не с главоболие и кръгове под очите. Или както казва Стойкова – ако не сменяме маслото в колата или не й сипваме бензин, не можем да очакваме тя да се движи.

Ако работите без прекъсване и се лишавате от обяд или не си давате дори и малка почивка между часовете работа, а сте се вторачили в задачите си и ги изпълнявате на конвейер, това няма да ви направи по-продуктивни. Дори обратното - може да започнете да се справяте по-бавно и по-некачествено, понеже мултитаскингът е едно от онези неща, които с практиката не води до по-добри резултати.

Затова не се лишавайте от тези малки паузи преди отново да натиснете play. Стойкова съветва от време на време например да се става от стола, понеже това действа ободряващо и дава време на мозъка дори и малко, но все пак да се освежи. "Всеки ден заделяйте минимум по 1 час, за да си почивате активно. Това не означава да гледате телевизия за разнообразие, а по-скоро да се занимавате със спорт, танци, да поговорите с приятели, които не са ангажирани с работата ви, вечер да изпиете една чаша вино и т.н.", съветва и Георгиева.

Друг съвет е да си зададете край на работния ден. И да се опитате да го спазвате. Т.е. след определен час да забравите за телефона, мейла, за работата като цяло и действително да се възползвате от правото си на неработно време. "Кое е по-продуктивно – да свършиш нещо в края на деня, когато вече си изтощен и с понижена концентрация, или сутрин, на свежа глава, когато ще ти отнеме и по-малко време", пита риторично Стойкова.

Ако мултитаскването е натоварващо за служителя или мениджъра, най-добре е той "да даде сигнал" за това към колегата си в отдел "Човешки ресурси" или прекия си ръководител. И за да не звучи просто като оплакване, споделянето трябва да бъде съпроводено и с конкретно решение или решения, съветва Стойкова.

Даването на възможност за избор между решения улеснява и предприемането на конкретни действия за решаването на проблема. Стойкова дава пример с избора, който трябва да направят децата какви дрехи да облекат – ако просто ги питате какво искат, ще им е много трудно да вземат решение, но ако им покажете две дрешки, те много по-лесно и категорично ще кажат какво предпочитат.

За мениджърите на топ позиция или предприемачите, които сами са си шефове, намаляването на стреса от мултитаскинга е още по-лесно, понеже, колкото и да са отдадени на бизнеса си и да са с идеята, че трябва да работят в ритъм 24/7 все пак те имат крайното решение и могат сами да си зададат работен график, който да отговаря на нуждите им от почивка и възстановяване.

И накрая - приемете предизвикателството и пробвайте поне един ден да не вършите няколко неща едновременно или поне да си давате паузи межу различните проекти. Не отговаряйте веднага на мейлите или на телефонните обаждания, ако в момента сте концентриран. Аз лично пробвах и не успях... Но пък Питър Брегман пише в блога си за Harvard Business Review, че е доволен от резултата. В продължение на седмица той казва "не" на мултитаскинга и структурира задачите си една след друга, без да ги застъпва.

Установява, че така има повече време за децата си, нивото му на стрес спада, слуша хората, с които говори по-съсредоточено (и понеже не се разсейва със странични неща, ако усеща, че тези хора му губят времето, е по-малко толерантен и набързо скъсява подобни ситуации и разговори).

"Не изгубих нищо от факта, че не мултитасквах. Не оставих незавършени проекти. Никой не се разсърди, че не съм се обадил или не съм върнал мейл веднага, след като съм го получил. С други думи да си дадеш повече време, за да свършиш нещата, може да те направи по-продуктивен и отпочинал", обобщава Брегман.

Хм, обещавам си да пробвам отново.

*Името е сменено по желание на автора на коментара.

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2019 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2019 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly