С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Хвани крадеца

Какво да правим, ако започнат да изчезват неща от офиса
Share Tweet Share
Снимка

Уголемяване

 Автор: Михаил Вълканов

"Къде е млякото?" Когато Мила отваря хладилника, който ползват заедно с колегите си в офиса, определено не се чувства като участник във веселата реклама за млечна напитка.

Просто защото прясното мляко, което си е купила, за да добавя към сутрешното си кафе, действително е изчезнало. За пореден път. И ако нейният казус е относително дребен и звучи като "офис битовизъм", то кражбите в офиса могат да имат и доста по-големи размери, които не просто да нагнетят работната атмосфера и да създадат недоверие в екипа, но дори да се отразят на финансовите резултати на компанията. Защото кражби са и случаите, в които някой отнася със себе си служебна информация и контакти или пък се занимава с лични неща в работно време. А проблемът не е за подценяване, понеже в по-малки или в по-големи размери кражбите се случват във всяка една организация. Въпросът е дали се реагира адекватно, за да се пресекат злоупотребите и как да се направи това възможно най-ефективно.

Кой го е направил
Поводът да обърнем внимание на темата е казусът на наш читател, който разказва за хроничен случай на изчезване на вещи от офиса – от канцеларски материали и тоалетна хартия до служебни лаптопи (виж карето). Всъщност без значение на вида и размера на кражбата един от първите и основни въпроси, които започват да си задават всички, е "Кой?". Отговорът е прост – всеки. Профилът на офисния крадец може да придобие всевъзможни очертания - от подчинените до мениджмънта, персонала по почистването, случайни посетители или гости. Зачестяването на кражбите на работното място често се обяснява с настъпването на икономическа криза, когато компаниите се намират в затруднено финансово положение или служителите усещат, че се задава поредна вълна от уволнения. Но противоположният сценарий също е валиден – бизнесът процъфтява, приходите растат, а мениджмънтът не обръща внимание какво се случва с фирменото имущество, защото компанията е печеливша и може да си позволи известно количество материални загуби.

И защо
Причините за престъпленията на работното място могат да бъдат лични или професионални. Зад личните мотиви обикновено стои желанието на крадеца да притежава определени вещи, докато бизнес мотивите не винаги са толкова ясни, казва Пламен Цонков, HR консултант към компанията за управление и развитие на човешкия капитал "Трансформация". Извънработни дейности, които поглъщат сериозен финансов ресурс или различни форми на зависимост като хазарт, алкохолизъм, наркомания и пр., също могат да подтикнат към извършването на кражба. Разбира се, тези вредни навици, с изключение на клептоманията, сами по себе си не правят от хората крадци, затова трябва да бъдем много внимателни, преди да обвиним когото и да било.

Голяма част от злоупотребите в работна среда се дължат на чисто професионални подбуди, които нямат нищо общо с личността на крадеца, а по-скоро са свързани с неговата работа. Според Цонков кражбите от професионален характер са предизвикани от желанието на извършителя да навреди на мениджъра, компанията или на нейния бизнес като цяло. Често пъти служителите са готови да откраднат, когато вярват, че усилията им не са добре платени или са недостатъчно оценени. В категорията на бизнес кражбите се включват и по-сериозни провинения като присвояването на чужда самоличност и промишления шпионаж. При казуса с нашата читателка, твърди Цонков, от изчезналите лаптопи например е възможно да изтече поверителна информация както за компанията, така и за нейни партньори, което да доведе до загуба на клиенти и дори до съдебни дела за нарушаване на конфиденциалността.

Разпространеното усещане, че всички в организацията крадат, също е голям стимул за неправомерно поведение на работното място. Примерът, който дава мениджмънтът, и фирмената култура могат да станат повод за подражателска нагласа сред служителите на всички нива. Затова корпоративният климат е от определящо значение - ако е основан на цинични и егоистични принципи и безнаказаност, не е за учудване, че при такива условия кражбите са редовно явление.

Превенция преди всичко
Независимо какви са конкретните мотиви на офисния престъпник, потърпевши са не само пряко ощетените, но и всички хора в компанията без изключение – от висшия мениджмънт до последния постъпил стажант, казва Пламен Цонков. Затова в подобни ситуации е необходимо да се действа бързо и категорично, за да се ограничат загубите и да се намалят рисковете от разрастване на конфликта, смята той.

Както специалистите по подбор, така и експертите по сигурността посочват, че превенцията е най-добрият метод за борба срещу кражбите в офиса. От особена важност е организацията да има ясна политика и недвусмислено изразено становище по отношение на кражбите, така че работещите да знаят във всеки момент, че подобни простъпки няма да останат безнаказани. Колкото по-безконтролна е работната среда, толкова по-голямо поле за действие ще имат офисните бандити. Затягането на контрола обаче трябва да се прилага внимателно и да не се допуска неправилно тълкуване на по-строгите правила, което може да доведе до спад в ангажираността и екипния дух, т.е. до повече вреди, отколкото ползи.

Въпросът с превенцията се отнася пряко и към процеса на подбор на нови служители. Съветът на експертите е да се наемат правилните хора, за които можем да бъдем сигурни, че не биха откраднали. Обстойното проучване на тяхната история, изискването да представят свидетелство за съдимост, както и допитването до бивши колеги и ръководители ще отсеят кандидатите със съмнително поведение, преди да бъдат наети. Тези условия важат в още по-голяма степен за организациите, които работят с чувствителна информация или се занимават с високорискови дейности. Крадците знаят кои компании извършват проверки по време на подбора и стоят далеч от тях.

Някой те гледа
Следващата стъпка пред организациите е да изградят надеждна система за видеонаблюдение. Според Венелин Димитров, експерт системи за сигурност в производителя на автоматика и електроапаратура "Вемарк", с прокарването на подобни мерки кражбите намаляват драстично или напълно изчезват. Той препоръчва камерите да се избират според особеностите на помещението, в което се инсталират, и да бъдат с висока резолюция на изображението, за да се виждат детайлите. "Дори и да възникнат подобни казуси след това, те винаги са разкривани", казва той и допълва, че въвеждането на видеонаблюдение улеснява комуникацията и позволява по-адекватна реакция на мениджмънта, тъй като наличието на конкретни доказателства дава ясна представа кой е отговорен за случилото се. А така се премахва и необходимостта от колективни наказателни мерки, като изчиства работната среда от взаимно дебнене и размяна на обвинения между колегите.

Пламен Цонков от "Трансформация" също е на мнение, че записите ще помогнат за идентифицирането на крадеца при бъдещи ситуации, макар и да нямат стойност в съда. "За да бъде юридически издържано, е необходимо да бъдат поставени надписи, предупреждаващи, че в офиса се извършва видеозаснемане", подчертава Цонков и посочва, че при всички случаи не съществува правно основание щетите от кражбите да бъдат поети от служителите, както се описва в казуса на К.З. Подобни действия не само няма да решат, но биха задълбочили допълнително проблема.

Освен поставянето на микрофони и камери HR специалистът съветва организациите да повишат сигурността на определени помещения, като се въведат различни нива на достъп до тях за различните видове служители. Подобни ограничителни мерки компаниите трябва да приложат и спрямо информационното си имущество, допълва той.

Особено важно е инсталирането на камери в офиса да се случи след обсъждане на този вариант с всички работещи във фирмата. Ако мярката просто им бъде наложена отгоре, рискът е да не бъде възприета добре и да вгорчи работната атмосфера. В случаите, когато мнозинството от служителите са съгласни с тази стъпка и причините за нейното прилагане са разяснени предварително от ръководството, системите за сигурност ще се приемат като предимство, а не като минус, категоричен е Венелин Димитров.

Специалистите са на мнение, че при всички положения не трябва да се бърза със заключенията и обвиненията срещу заподозрения колега – както в конкретния читателски казус, така и по принцип. Без неопровержими доказателства има опасност той да бъде компрометиран, а конфликтът да прерасне в личен, което от своя страна ще отрови още повече работния процес. И ако проблемът не е от компетенциите на разследващите органи, може да е достатъчно просто да реагирате с чувство за хумор. Като Мила, която залепила бележка със закачливо запитване къде е млякото й и ден по-късно в хладилника вече имало към 5-6 кутии.

Кога кражбата е кражба
Преди някой да бъде обвинен, трябва да бъдем напълно сигурни, че постъпката му може да се квалифицира като кражба. И тук идва въпросът с коректното дефиниране на подобни действия. Може ли да се определи като кражба неволното прибиране в джоба на скъпата писалка на шефа? А редовното използване на служебния телефон или принтер за лични цели? Мнозина анализатори твърдят, че дори времето, което съзнателно или неумишлено отделяме, за да вършим лични неща в работно време, е вид кражба – прекалено дългите обеди, редовното закъсняване сутрин и пр. отнемат от часовете, които по договор се заплащат от работодателя. Следователно те му нанасят и финансови щети, което автоматично ги превръща във форми на недобросъвестно поведение, подлежащо на наказание.

Но къде е границата? Анализаторите посочват, че работодателят е този, който в крайна сметка тегли чертата между приемливото и неправомерното поведение. В повечето случаи компаниите са склонни да си затварят очите, когато изчезват дребни вещи, но не гледат добре на непрекъснатите закъснения и редовното отсъствие от работа, както и на взимането на по-крупни предмети като мебели, техника и пр. На много хора се налага да остават в офиса и извън регламентираното работно време. А това означава, че ще използват служебния телефон, за да предупредят близките си или за да намерят детегледачка в последния момент. В такива случаи няма как да им се търси отговорност и работодателят трябва да е готов да поеме съответните разходи.
За да получавате бюлетините на "Кариери" с новини и тенденции в областта на човешките ресурси, влезте в сайта или се регистрирайте.

Станете част от онлайн общността на "Кариери". Включете се в нашите дискусии и анкети и през социалните мрежи: Facebook; Twitter; LinkedIn; Google+; Pinterest.

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2020 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2020 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly