С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Сам в офиса

Как да избегнем струпването на отпуски по едно и също време
Share Tweet Share
Снимка

Уголемяване

 Автор: Михаил Вълканов

Помните ли филма от началото на 90-те, в който малкият герой на Маколи Кълкин оставаше напълно сам вкъщи в навечерието на коледните празници, забравен от семейството си и принуден да брани домашното имущество от външни заплахи? Сега представете си подобен сценарий, само че пренесен в офиса.

Бихте се почувствали не по-малко изоставени, но с единствената разлика, че вместо с крадци трябва да се борите с недоволни клиенти и трупащи се задачи, които се налага да свършите вие, понеже всички останали почиват някъде. Звучи кошмарно, нали?

Точно в такава ситуация изпада наш читател, който като мениджър на малък екип изпитва затруднение с управлението на отпуските на своите служители. Всъщност това е проблем, който касае всички организации, независимо какви са размерите им. Разпределянето на почивките е източник на значителен стрес и често става повод за напрежение, както вътре в организацията, така и извън нея при работата с клиенти и партньори. Безразборното одобряване на отпуски може да остави офиса празен и да принуди фирмата да "затвори кепенци" за няколко дни или дори седмици. От друга страна, категоричният отказ, особено когато почивката е желана и планирана отдавна, понякога също не е препоръчителен, защото може да демотивира и най-способните кадри. Тогава какъв е правилният подход?

Колкото по-рано, толкова по-добре
Отсъствието на ясно поставени правила и срокове обикновено е причина служителите да искат отпуск в последния момент и да се чувстват фрустрирани и излъгани, когато не го получат, казват специалистите по подбор, до които се допитахме. В такива моменти мениджърите се намират пред дилемата да не уважат молбата, навличайки си гнева на подчинения или да я зачетат с риск да създадат напрежение и дезорганизация в екипа. За да се избегнат прекомерните струпвания на отпуски, анализаторите и експертите препоръчват работещите да бъдат насърчавани да планират ваканцията си и да подават молбите си с определено предизвестие.

Някои организации фиксират точния период на предизвестието или поставят краен срок за представяне на молбите, като заявленията, подадени след изтичането на този срок, не се зачитат. "В повечето компании почивните дни се планират в началото на годината, като този график се спазва с минимални промени, когато е необходимо", казва Стела Стефанова, мениджър на клон София в консултантската компания в сферата на човешките ресурси "Адеко България". Тя е на мнение, че в по-малките фирми и екипи въпросът с отпуските може да се решава и ad-hoc, но при по-големите е добре да има стриктно планиране и всички да се съобразяват с него.

"Благодарение на предварително утвърдени графици и добрата организация моментите със струпването на отпуските ще се сведат до минимум", казва и София Илиева, HR мениджър в дружеството за софтуерна разработка и аутсорсинг Scale Focus и напомня, че по закон графикът трябва да бъде изготвен и утвърден до 31 декември на предходната календарна година по начин, по който да се осигури нормално протичане на работния процес в компанията. В случай че даден служител желае да почива в период, различен от посочения в утвърдения график, разрешаването му зависи изцяло от преценката и волята на работодателя. Но е добре мениджърите да имат предвид, че дори и понякога да се наложат промени или размествания, те трябва винаги да бъдат съобразени и предварително обсъдени с останалите членове на съответния екип, категорична е Илиева.

Веселин Гергинов, управител на компанията за софтуерни решения в областта на човешките ресурси "ОмегаСофт", също смята, че ако планирането на годишните отпуски приключи максимално рано, рискът да има недоволни ще се редуцира значително. Според него голяма част от мениджърите правят грубата грешка да одобряват много отпуски наведнъж и едва по-късно обръщат внимание на точното им разпределяне. По този начин се затруднява не само нормалното протичане на работата в отдела, но и някои служители могат да останат недоволни, дори обидени, при положение че молбата им веднъж вече е била удовлетворена.

Един софтуер ще ги владее
Според Виктория Петрова, HR мениджър на компанията за маркетингови комуникации Publicis Marc Group, когато всички са наясно, че трябва да планират предварително, няма да имат причина да влизат в конфликт с колегите си, в случай че датите вече са взети от други. "В тези ситуации трябва да се преценява внимателно, така че хем всеки да ползва отпуската, която му се полага, хем офисът да не остава празен, защото в крайна сметка клиентите не се интересуват кой кога е бил в отпуск", казва тя. Лесно и удобно решение е да се въведе таблица Excel например, до която да имат достъп служителите в отдела. "В нея всеки отбелязва предварително отпуските, които иска да ползва, като по този начин членовете в екипа могат да следят кой кога ще отсъства и да планират своите почивки спрямо останалите", споделя Петрова.

Веселин Гергинов от "ОмегаСофт" посочва, че вече съществуват и различни софтуерни решения за управлението на отпуските, които са гъвкав и надежден инструмент в ръцете на мениджърите. Въпреки че внедряването на подобни системи е съвсем естествено, не трябва да се забравя, че не друг, а именно ръководителят има последната дума и от него зависи какво решение ще се вземе накрая, предупреждава Гергинов.

Всичко е комуникация
Макар и утвърдените графици и предварително заявените молби за отпуск да са изключително важни, всички специалисти, до които се допитахме, са на мнение, че те до голяма степен зависят от здравословната работна среда и трябва да се основават на добрата комуникация между колегите.

Според Надя Михова, HR мениджър в анализаторската компания Ernst&Young, преди попълването на графика за годишен отпуск е хубаво ръководителят да инициира обща среща със своите служители, на която да бъде откровен и да обсъди открито с тях какво е необходимо да се направи от бизнес гледна точка, така че фирмата да не остане затворена по време на празниците. "Включете служителите в обсъждането и дискусията", съветва Михова и добавя, че ако решението дойде от самите тях, те ще го приемат за справедливо и няма да имат усещането, че някой друг им налага кога да почиват. Много е важно и да имат достатъчно време да го обмислят помежду си като екип и да го съгласуват със семействата си, но трябва задължително да им се постави срок, в който да излязат с обща позиция пред мениджмънта, препоръчва още Михова.

Снимка

[shutterstock] 



На същото мнение е и Стела Стефанова от "Адеко", която предлага да се провеждат работни сесии под формата на брейнсторминг, по време на които членовете на екипа сами да се опитат да намерят решение на проблема със струпването на почивни дни и разпределението на отпуските. Според нея много е важно ръководителят да има ясна представа каква част от екипа е необходима, за да се гарантира нормалният работен процес през почивните дни. Също така той трябва да знае и кой кого замества, казва Веселин Гергинов. "Много често подхождаме формално към заместващия, колкото да ни мине молбата за отпуск. Реално така не помагаме на никого – ако заместникът не може да се справи с нашите задължения, рискуваме най-неочаквано да ни прекратят отпуска", коментира управителят на "ОмегаСофт".

Специалистите съветват мениджъра да изисква от служителите, които отиват на почивка и завещават работата си на колега, да разпишат подробен списък със задачите, които трябва да бъдат свършени, и да оставят контакти на основни клиенти и подизпълнители, достъп до служебния си компютър и поща, както и до важни файлове и информация. Препоръчително е също така да не се прехвърля цялата работа на един заместник, а да се разпределя между няколко, така че да не се налага един човек да изпълнява функциите на двама.

Управление на споровете
Ако независимо от предприетите мерки все пак възникнат недоразумения и спорове между колегите, изключително важно е във всеки момент и по отношение на всеки служител мениджърът да действа по прозрачен и справедлив начин (виж карето). Гневът и възмущението няма да закъснеят да се проявят в колектива, ако има подозрения, че шефът фаворизира определени личности за сметка на други. Въпреки това, когато са налице специални обстоятелства като сватби или скъпи пътувания в чужбина, хубаво е ръководителите да се съобразяват с тях и да подхождат с необходимото разбиране.

Друго нещо, което компаниите могат да направят, за да избегнат недоволни лица в екипите, е да информират служителите още при постъпването с колко дни годишен отпуск разполагат и кои са критичните периоди, в които е желателно да не излизат в почивка. По този начин е по-малко вероятно впоследствие да се създадат поводи за спорове и дискусии. Някои организации въвеждат ясни правила и по отношение на това колко хора в един колектив могат да отсъстват едновременно, както и кои са позициите, които е абсолютно невъзможно да останат непокрити. Експертите препоръчват тази информация да се предоставя на кандидатите още при подбора, защото така ще бъдат по-склонни да приемат възможността през определени периоди от годината да не получат разрешение за отпуск.

Само временно
В зависимост от естеството на работата и бюджета организациите могат да се възползват и от т.нар. временна заетост, казва Стела Стефанова и пояснява, че този подход е особено удобен за позиции, които не са ключови за компанията. При временната заетост фирмата наема служители като част от работния колектив за определен период от време, който може да бъде от половин ден до няколко месеца. Организациите могат да се обърнат към компании, които предоставят услуги за временна заетост или да поддържат собствен списък с временни служители, с които да се свързват, когато имат нужда. По този начин се намалява стресът от отсъствията на персонал и могат да се покрият пиковите периоди на почивка, съвпадащи с летните и зимните месеци.

Ало, чужбина ли е
Във фирмите, които работят с чуждестранни клиенти и партньори, при управлението на отпуските трябва да се взима предвид и друг елемент – разминаването на почивните дни в България и чужбина. София Илиева споделя, че в Scale Focus са решили този проблем, като са въвели сумираното изчисляване на работното време (СИРВ). При този принцип продължителността на работното време през отделните дни може да надвишава нормалната, но допълнителният труд се компенсира с почивка в рамките на отчетения период и с увеличение на трудовото възнаграждение. По този начин смените на съответните служители могат да се разпределят и по време на официалните празници, уточнява Илиева.

В заключение - излизането в платен годишен отпуск е индивидуално право на всеки служител, но е необходимо то да бъде съобразено с нуждите на компанията и особеностите на сферата на дейност, в която тя оперира. Според специалистите по подбор и анализаторите този деликатен баланс може да се постигне с въвеждането на ясни правила и прецизна организация в управлението на отпуските, както и с поощряването на откритата комуникация между колеги и мениджмънт. При липсата на тези жизненоважни съставки рискът е да се влезе във филма на Маколи Кълкин, който, пренесен от екрана в действителността, може много бързо да се превърне от комедия в логистичен кошмар.

Когато трябва да се каже "не"
Понякога каквото и да прави, ръководителят няма друг изход, освен да отхвърли молбата за отпуск на един или няколко служители. В това няма нищо нередно или притеснително, стига решението да е добре аргументирано, така че служителят да знае точно какви са причините, поради които трябва да промени плановете си. Всички специалисти са на мнение, че откровената и ясна комуникация, подкрепена с необходимите обяснения, ще предотврати възможните конфликти и създаването на напрежение в екипа. Не е нужно да давате редица аргументи, а е достатъчно да се спрете на един-единствен, който смятате за убедителен и обвързващ. Потърпевшите ще разберат, че не е възможно всички да отсъстват по едно и също време и че е необходимо някои от тях да останат в офиса.

Мениджърът може да се позове на различни обективни принципи, за да вземе справедливо или поне аргументирано решение. Един от тях е ротационният принцип, при който, ако един служител работи около Великден, той получава право да почива по Коледа и обратно. Друга разпространена практика се основава на правилото first come first served (от англ. "първият по време е първи по право"). При него записалите се първи имат предимство пред останалите. В някои компании например приоритет имат служителите със семейства и деца, а в други е въведен лотариен принцип, при който се теглят имената на онези, чиято молба ще бъде удовлетворена.

За да получавате бюлетините на "Кариери" с новини и тенденции в областта на човешките ресурси, влезте в сайта  или се регистрирайте.

Станете част от онлайн общността на "Кариери". Включете се в нашите дискусии и анкети и през социалните мрежи: FacebookTwitterLinkedInGoogle+Pinterest.

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2019 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2019 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly