С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Моля, нека си говорим

Защо вътрешнофирмените комуникации са важни и как влияят върху развитието на организациите и ангажираността на служителите
Share Tweet Share
Снимка

Уголемяване

 Автор: Михаил Вълканов

Представете си компания, в която можете да влизате в кабинета на шефа и да разговаряте с него по всяко време, чувствате се свободни да изразявате мнението си и дори да отправяте критики към ръководството, и идеите ви не се посрещат с насмешка или с лаконичното "ще го имаме предвид", а се взимат насериозно и имат истинска тежест при взимането на решения.

Не, това не е само хубава история, която си разказваме за лека нощ след поредния кошмарен ден в офиса, а цел, към която се насочват все повече организации днес. И това е така не само защото в подобна среда служителите се чувстват по-удовлетворени и мотивирани, но и защото тя има положителен ефект върху развитието и финансовите резултати на компаниите.

Такава е картината, която обрисуваха участниците в Шестата международна конференция "Успешните комуникации започват отвътре", организирана от програмата за специализирани обучения Apeiron Academy. А ето и някои от по-интересните изводи от срещата.
 
Слушай ме, слушай ме
От изключително значение за успеха на организациите е служителите да чувстват, че техният глас се чува, че мненията им не само достигат до ръководителите, но и действително влияят върху взимането на решенията.
 
"Вътрешните комуникатори са мост между два свята – мениджмънта и служителите. От тях се очаква да разбират как мисли всеки работещ в компанията, за да могат да направят възможно общуването между тях", казва Лиам Фитцпатрик, собственик на консултантската компания за вътрешни комуникации Agenda Strategies. А това може да стане както чрез неформални разговори, така и чрез редовни проучвания или фокус-групи, в рамките на които да се търсят конкретни отговори и решения, свързани с работните процеси.

Снимка

"Вътрешните комуникатори са мост между мениджмънта и служителите. От тях се очаква да разбират как мисли всеки работещ в компанията, за да могат да направят възможно общуването между тях", казва Лиам Фитцпатрик, собственик на собственик на консултантската компания за вътрешни комуникации Agenda Strategies.

 Фотограф: Надежда Чипева


 
Грешката, която специалистите по вътрешни комуникации допускат обаче, е, че често не знаят какви въпроси да задават или усложняват прекалено проучванията си, убеден е Фитцпатрик. "Никога не питам колегите дали им харесва дизайнът на бюлетина или колко често влизат в интернет. Това, което искам да знам, е какво въздействие има комуникацията върху работата им, дали новото решение на ръководството е стигнало до тях, под каква форма, доколко и какво са разбрали от него и пр.", казва експертът. Затова неговият съвет към комуникаторите е да създават прости и смислени допитвания, които да им позволяват да докажат положителната връзка между вътрешните комуникации и развитието на бизнеса.
 
В значението на разговора и отворения диалог между ръководството и служителите е убеден и Стефан Апостолов, изпълнителен директор на "ЧЕЗ Разпределение България". Когато преди няколко години в електроразпределителното дружество решават, че се нуждаят от преустройство, започват именно от вътрешната комуникация. "Искахме да споделим отговорност и контрол със служителите, което дотогава не беше правено, понеже самата организация винаги е била строго централизирана", обяснява мениджърът и добавя: "Срещнахме се с 1500 човека от всички нива, като разговаряхме с всеки от тях, за да разберем нуждите и изискванията им." В резултат между висшия мениджмънт и останалите звена започва да протича по-интензивно неформално общуване, а на месечна база се провеждат срещи с регионалните ръководители, които от своя страна са в ежедневен контакт със служителите.
 
Съществен фактор за успеха на начинанието имат и синдикатите, които в монополна структура като ЧЕЗ играят значителна роля. "Въпросът беше как да подходим към тях – дали да са отвън или отвътре", казва Апостолов. В крайна сметка синдикалните организации са приети като част от компанията и това значително ускорява промените, които далеч не са приключили, а продължават: "Следващият етап е чрез вътрешната комуникация да въвлечем още по-дълбоко регионалните ни екипи и да постигнем още по-висока ангажираност", споделя мениджърът.
 
Нека фактите говорят
Голяма част от вътрешните комуникатори са много добри в планирането и организирането на събития, оформянето на бюлетини, разпространяването на  съобщения чрез различни канали като имейли, вътрешни социални мрежи, брошури, листовки и пр. Но много малко от тях умеят да доказват чрез цифри и факти смисъла и ефекта от своята дейност. А това е ключово за успеха на тяхната работа, категоричен е Лиам Фитцпатрик. "Нищо не се случва без данни. Ако искате изпълнителният директор да ви отпусне средства за вътрешна информационна кампания, трябва да сте в състояние да оправдаете разходите и да покажете не само че парите ще се изразходят правилно, но и че ще имат действително отражение върху бизнеса на компанията", убеден е той.
 
Затова е много важно специалистите по вътрешни комуникации да са наясно, че всяка комуникационна дейност, която излиза от техния отдел, е неотменна част от стратегията на компанията и трябва да бъде съобразена с нея. Когато през август 2014 г. от "Мтел" пускат в общественото пространство новото мото на марката "Ти водиш", те го насочват както към потребителите, така и към служителите. "Искахме да обърнем внимание и вътре в организацията, че предстои промяна и че тя зависи от всеки от нас", разказва Биляна Дражева, мениджър "Вътрешни комуникации" в телекома.
 
По този повод организират инициатива, която наричат "седмица на положителната промяна". Всеки ден под формата на банери в интернет, имейли или новини компанията отправя по едно предизвикателство към служителите, чрез което ги подтиква да извършат нещо ново и различно, което обикновено нямат навика да правят, като например да поканят на кафе колега, когото не познават, или вместо да седнат на обичайното си работно място, да го сменят с друго, за да променят гледната си точка. "Не сме задължавали никого да прави каквото и да било, а оставихме всеки сам да вземе това решение за себе си", казва Дражева. Посланието, което по този начин организацията иска да отправи към служителите, е, че те движат промяната. А целта е да ги накара да се замислят какво могат да променят в поведението си и да ги провокира да бъдат по-отговорни и проактивни в работата си. И по този начин да обвърже представянето им с новата стратегия на компанията.
 
Повече комуникация, повече ангажираност
Отдавна са отминали времената, в които отделите по вътрешни комуникации само са разпространявали съобщенията, идващи от ръководството. Според Емма Бриджър, управител на консултантската фирма People Lab, те играят съществена роля и в ангажирането на служителите. За нея под това понятие не се разбира само удовлетворението от работата, мотивацията или колко щастливи се чувстваме на работното си място, а много повече: "За мен това е степента, в която хората са лично ангажирани с успеха на един бизнес."
 
И в този смисъл много е важно ценностите на служителите да се припокриват с тези на работодателя. "Когато казвам ценности, нямам предвид да налепите навсякъде постери с послания за прозрачност и честност, а изобщо всичко онова, което организацията представлява - как се държи, как общува вътре и навън, какво е естеството на дейността й и какво отражение има то върху обществото като цяло", казва Бриджър.
 
Тя е на мнение, че голяма част от компаниите все още са движени от манталитета "как да спра хората да правят дадено нещо", вместо да го приемат като възможност за създаване на диалог. В този смисъл новите технологии играят централна роля и са мощен инструмент за насърчаване и отваряне на разговора. "Служителите използват социалните мрежи и външни сайтове като Glassdoor, в които могат да дадат оценка и да направят рецензия на работодателя си, за да изразят своя глас. Ние не можем да ги спрем да правят това", категорична е британката. Според нея компаниите трябва да се научат да приемат тези инструменти и дори да ги използват активно във вътрешната си комуникация. "Това ще даде възможност на хората да обменят идеи и опит, да си сътрудничат, да се чувстват като част от една общност, а оттук и да бъдат по-ангажирани", заключва тя.

Снимка

"Начинът, по който мениджмънтът общува с подчинените, изобщо нивото на комуникация в една организация има осезателно отражение и върху ангажираността", твърди Емма Бриджър, управител на консултантската фирма за ангажираност на служителите People Lab.

 Фотограф: Надежда Чипева


 
Повече ангажираност, повече растеж
"По-голямата част от клиентите, с които работя, нямат представа защо искат да ангажират служителите си", казва Емма Бриджър и допълва, че ангажираността влияе пряко върху финансовите резултати на компаниите. В това е убедена и Даниела Боянова, ръководител "Корпоративни и маркетингови комуникации" в СИБанк.
 
През 2012 г. в банката започват вътрешна кампания, чиято цел е със средствата на вътрешната комуникация да увеличи удовлетвореността и ангажираността сред служителите. "Във времето на високите технологии сметнахме, че ще започнем от директния контакт и ще дадем възможност ръководството да се види очи в очи с работещите от всички нива - не само в централния офис в София, но и в клоновата мрежа в цялата страна", разказва Боянова. Така една сутрин всички служители на дружеството откриват на бюрото си картичка, лично подписана от главния изпълнителен директор Петър Андронов, чрез която той ги убеждава, че трябва да се промени корпоративната култура и комуникация.
 
След това Андронов предприема обиколка из регионалните представителства на банката и се среща лице в лице със служителите на формални обеди, по време на които те му споделят проблемите си, разказват за работата си, отправят предложения за подобрения и могат да му зададат директно въпросите си.
 
Банката организира и конкурс за иновативни идеи и решения, в който могат да се включат всички нейни служители. Участниците трябва да подготвят нещо като малък бизнес проект и да се аргументират защо и с какво смятат, че той ще има положителен ефект върху работата на организацията. "По този начин подканихме работещите да споделят трудностите и пречките в работата си и какво мениджърите трябва да променят, за да се подобрят резултатите на банката", казва Боянова. "В крайна сметка всичко това даде ефект - ангажираността скочи с цели 14%, повиши се репутацията на компанията, а финансовият резултат за пръв път от кризата насам е успешен", коментира мениджърът.
 
Разказвачи на истории
Представете си, че вместо поредната таблица със суха информация, получите имейл с вдъхновяващо видео, което илюстрира резултатите, които се очаква да постигнете през следващото тримесечие и как вашата работа ще се отрази на компанията, колегите ви, а и на вас самите.
 
Истината е, че един от основните двигатели за повишаване на ангажираността е и способността на организациите да разказват истории не само навън посредством рекламни послания и активности, отправени към потребителите, но и във вътрешната си комуникация.
 
"Историите помагат на служителите да намерят смисъл в това, което правят, да си отговорят на въпроси като "Защо съм тук?", "Каква е целта на моята работа?" и "Има ли тя някакво значение върху света около мен?", казва Емма Бриджър. Но да разказваш интересни истории не е достатъчно. От съществено значение е да направиш така, че служителите да бъдат главни герои в тях, да почувстват, че са активни участници, а не просто пасивни слушатели. Само така те ще припознаят историята като своя, ще повярват в нея и самите те ще станат нейни разказвачи, както на работното място, така и в личния си живот.
 
Именно това е идеята зад вътрешния онлайн портал, който в "Мтел" създават в рамките на кампанията "Ти водиш". Всеки служител, който има идея или проект, може да ги публикува в него, било то от офиса или от вкъщи. Предложенията са видими, всеки може да ги коментира, да споделя, да дава мнение и да ги оценява, разказва Биляна Дражева, мениджър "Вътрешни комуникации" в телекома. "Оттам нататък наш е ангажиментът да предадем тези идеи на ръководителите", споделя тя и добавя: "Целта е в един по-напреднал етап да не се налага ние да се намесваме и да ангажираме мениджърите, а служителите сами да осъществят идеите си."
 
По този начин на хората се дава възможност да станат създатели на истории, да участват активно в развитието и промяната на организацията, да изразяват свободно своя глас и да получават обратна връзка както от колегите си, така и от мениджмънта. А това влияе пряко и на ангажираността и емоционалната връзка с ценностите и целите на компанията. Защото, ако в миналото успешните бизнес истории са били дело по-скоро на отделни личности, днес те са резултат от уменията, опита, удовлетвореността и усилията на всички независимо от заеманата позиция. И колкото по-бързо компаниите го осъзнаят, толкова по-голяма е вероятността да създадат своята истински интересна и значима история.

5 правила за работата на вътрешните комуникатори
1.  Ако шефът не ви вярва, че познавате служителите, не очаквайте от него да ви слуша и да уважава мнението ви.
2.  Използването на факти и подкрепянето на твърденията с данни ще ви даде съществено предимство пред всички останали.
3.  Не е необходимо да бъдете строго научни, достатъчно е да разполагате с малко повече информация от всички останали.
4.  Не е нужно проучванията на служителите, които правите, да бъдат сложни, за да имат стойност.
5.  Обръщайте внимание и на визуалното оформление на данните, които представяте пред мениджмънта.

За да получавате бюлетините на "Кариери" с новини и тенденции в областта на човешките ресурси, мениджмънта и кариерното развитие, влезте в сайта  или се регистрирайте.

Станете част от онлайн общността на "Кариери". Включете се в нашите дискусии и анкети и през социалните мрежи: FacebookTwitterLinkedInGoogle+Pinterest.

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2019 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2019 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly