С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Часът и мястото на срещата

Как да избягвате подводните камъни на бизнес комуникацията
Share Tweet Share
Снимка

 Автор: Михаил Вълканов

Има едно негласно и много балканско бизнес правило – че всичко в работата се върши най-добре след лична среща. Това е и вярно, и не съвсем.

Вярно е дотолкова, доколкото нечие лично отделено време винаги е най-ценното капиталовложение в работните отношения и само по себе си представлява жест на добронамереност и готовност за сътрудничество. А пък не съвсем, защото във времето на мобилните комуникации все по-малко хора се нуждаят непременно да се видят очи в очи, за да установят доверено и работещо партньорство помежду си. В съвременната бизнес практика има много примери за сключени мащабни сделки между хора, представляващи сериозни компании, които изобщо не са се виждали на живо.

Въпреки това обаче добре е да не забравяме един малък, но важен факт – че какъвто и да е, бизнесът все пак се движи от хората. А те имат своите характери и разбирания, демонстрират или прикриват своите чувства, реагират според възпитанието и личния си опит. В този смисъл срещата на двама души, дори когато е в условията на бизнес комуникацията и се подчинява на сравнително сухите и стриктни правила на бизнес етикета, си има подводни камъни и тежко ти, ако ги пренебрегнеш. 

Какво толкова има да се научи
Бизнес срещата представлява много специфична форма на контакт, към която не е достатъчно да се прилагат само онези така важни умения, усвоени във възрастта на "първите седем". Разбира се, че е важно да бъдеш принципно възпитан, за да създаваш контакти и да умееш да ги поддържаш, но бизнесът не може да се основава само на "добър ден" с усмивка и "благодаря". Важно е да се разбере, че служебните контакти се осъществяват не защото ни е приятно, а защото така се налага.

Тяхната цел е единствено и само да подпомогнат взимането на решения, които от своя страна да доведат до гладкото и безпроблемно свършване на определена работа. Целта на цялото това нещо обикновено се изразява в цифри и в простото взаимоотношение "продавам-купувам" и "печеля-печелиш". "Когато разберете точно този тънък момент в бизнес комуникацията по принцип, вече ще сте усвоили базата на доброто й случване. И няма да изпадате в емоционални терзания, когато нещо не се е случило така, както бихте очаквали според правилата на срещата с приятели на по бира", съветва в блога си бизнес коучът Карел Рот.

На първо място имайте предвид, че вашата среща в работно време е просто част от дневния ви работен график и трябва да се случи възможно най-бързо, най-ефективно и най-безпрепятствено. Подгответе се като войник – според приетата практика и без много лично творчество, особено когато не сте сигурни как точно то може да бъде изтълкувано.

Изглежда лесно, но не е. В началото на това десетилетие американска агенция за набиране на кадри направила свое проучване как се чувстват хората, когато се подготвят или провеждат бизнес среща. Провели анонимна анкета сред 100 мениджъри от компании с разнообразна дейност, на различни нива и с различна професионална компетентност, като зададените въпроси всъщност се свеждали предимно до чисто емоционалните им състояния преди, по време на и след различни служебни срещи – опознавателни, регулярни, с познати партньори, срещи за решаване на проблеми или за проверка на резултатите.

Оказало се, че независимо какъв точно е поводът за срещата, повечето от анкетираните се чувствали стресирани и не особено ефективни. Като причина за това посочвали несигурността, непознаването на правилата на срещата в детайли, постоянния страх, че могат да се изложат, и непрестанното усещане, че всичко това е видимо за партньорите им.

Проведеното изследване дало добър материал за размисъл на треньорите по презентационни умения и комуникация от агенцията, които в крайна сметка решили да започват всяко свое обучение на кадри с правилото: "Няма как винаги и докрай да сте подготвени. И това е нещо хубаво." Оттам нататък наблягали на простите правила на общуване, начините за подготовка, малките психологически "патерици" за самообладание и добро самочувствие и овладяната спонтанност. В дозирането на всичко това обаче се състои най-голямото майсторство.

Подготовка като училищно домашно
Точно така го приемете – като нещо задължително, което трябва да се свърши на всяка цена, защото рано или късно ще бъде оценено. Да се подготвиш за бизнес срещата всъщност е по-важната част от нея. Благодарение на тази подготовка можете да поемете моментите на притеснение или дори тотален блокаж, да излезете от неудобна ситуация или да промените хода да събитията по ваш вкус и във ваша полза. Разбира се, че невинаги работи, особено ако сте от по-притеснителните. Но също така е сигурно, че ако сте добре подготвени, шансовете ви да запазите "доброто си лице" на срещата са много по-големи въпреки напрежението.

Наскоро близък мой приятел със сравнително голям за мащабите на страната ни бизнес беше поканен на среща от също така небезизвестен български финансист. Мисията на срещата била въпросният човек да покани моя приятел да му довери част от паричните си средства, които той, като собственик и представител на инвестиционен фонд да вложи и оперира умно и със съответния финансов интерес. Самата среща се състояла на четири очи, при това на обяд, в ресторант – т.е. налице били всички предпоставки тя да мине не толкова строго и да разчита повече на приятната емоция от споделената храна, отколкото на студената сдържаност в някой офис. В процеса на разговора обаче моят близък приятел установил, че инициаторът на срещата и уважаван финансист не само не знаел името на компанията му, но и не бил наясно всъщност каква е нейната дейност.

Неприятно изненадан от това, той все пак продължил да разпитва за евентуалните идеи на събеседника си и останал още по-озадачен, когато той от своя страна побързал да му поиска списък с още "успешни хора" от неговия личен кръг, с които да си организира подобни срещи. Почти всички споменати имена не му били известни или се сещал бегло за тях, тъй като "дълго не бях в България". Едва ли е необходимо да споменавам, че нито моят приятел се реши да довери авоарите си на финансиста, нито финансистът посмя да го потърси за втора среща след учтивия му отказ да участва в бизнес плановете му. Срещата им просто не се случи реално, нищо че беше факт във времето и пространството.

Снимка

[Shutterstock] 



Кой?
Първото нещо, което трябва да направите, след като сте установили контакт с някого и сте си насрочили среща (като изрично сте повторили поне два пъти мястото и часа й, за да сте сигурни, че сте се разбрали правилно), е да проучите събеседника си и неговата професионална експертиза. Това не означава да направите полицейско досие на някого – означава просто да прегледате наличната информация в интернет и социалните мрежи, за да можете да си направите актуален и адекватен образ за него и дейността му и да не изглеждате като аварийно кацнали от друга планета.

Освен професионалното проучване си направете труда да запомните и някои лични факти от биографията на събеседника си, като например има ли деца и колко са големи те, какво е семейното му положение, има ли споменати някакви хобита или интереси, кои са местата, на които е живял или пътувал в последно време. Това ще ви помогне да разчупите обстановката, когато е необходимо, а и е начин да подхващате различни теми на разговор, в които взаимно да се опознавате, без да преминавате границата на добрия тон и да фамилиарничите. 

Защо?
"Много начинаещи хора в бизнеса правят основната грешка да си организират срещи за всяка малка подробност с всеки по веригата. Това е изтощаващо и най-вече напълно ненужно", казва Дейни Даниелс  президент на Image and Color Services, компания за кариерен коучинг, базирана в Норуич.. Концентрирайте усилията си в по-малко срещи, но с точните хора.

За да установите кои са те, първо си отговорете на въпроса защо тази среща ми е важна. Когато разберете дали голът ви е да постигнете по-добра цена, да подобрите начина си на взаимна работа, да промените условията, или пък да изкажете недоволството си, ще сте наясно и кой точно е вашият човек по веригата. Правилото е да търсите контакт на адекватното на вашето ниво – ако сте шеф на мениджърски екип, редно е да търсите човека на подобен пост в другата компания. Ако пък работата може да се свърши на по-ниско ниво, оставете подчинените си да я поемат и просто контролирайте и следете резултатите.

Какво?
Не става дума само за това, около което ще се състои срещата ви – ясно е, че тя си има повод и той е установен, след като имате дата, час и място, както и човек, с когото ще я проведете. Във въпроса "какво" се крие най-вече адекватната информация за всичко, което може да бъде обект на вашия разговор. В това число са например най-новите законови промени, отнасящи се до вашата дейност и тази на партньора ви, най-новите технологични достижения, които могат да се окажат важни, последните събития, свързани с областта, в която ще си партнирате. "Във всеки случай независимо каква е темата на една бизнес среща, трябва да сте наясно с политическата ситуация в света и да умеете да водите елементарен разговор за нея. Познаването на политиката е вече обща култура", твърди Майкъл Фекс, HR специалист в ENLIGN Business Brokers.

Много е важно обаче да не влизате в политически спорове, дори и да сте на крайно различни позиции с партньорите си. За да избегнете подобни "възпламенявания", не влизайте в подробни анализи и оценки - точно така, както е редно да избягвате оценъчните разговори за религия например. Колкото и връзките ви да са "само по бизнес", пак да припомним, че той се движи от хора, а хората често реагират емоционално и базират поведението и решенията си често точно на емоционална основа. Бизнес етикетът е създаден не само за да урежда рамките на добрия тон в комуникацията, но и да се грижи емоционалността да е по-маловажният фактор при взимането на бизнес решения.

Шоу тайм, фолкс!
Нали помните героя от музикалния хит "Ах, този джаз", който започваше деня си с Вивалди, душ и неизменната цигара в уста? Е, ако сте пред прага на бизнес среща, приемете тази сцена като метафора за собствената ви подготовка – добър външен вид, който отговаря на нивото и отговорността ви, мотивация, позитивизъм и подготовка и... малко непохватност за разкош. Малките правила ги знаете – подходящо бизнес облекло според вида на срещата и работата, която изпълнявате - костюм, ако управлявате много пари и доверие, и малко по-нестрог вид, ако работата ви в някаква степен е творческа или артистична.

Чисти ръце, избръснато лице, дискретен грим за дамите, без излишни и показни накити и аксесоари, малко и не тежък парфюм, прилични канцеларски материали – хвърчащите лица и изгризаната химикалка или такава от детската стая на детето не са опция. Не забравяйте визитните си картички, които ви съветвам да дадете още в началото на срещата, за да е сигурно, че няма например да ви объркват постоянно името.

Закъсненията не са допустими. Ако все пак ви се случи да закъснеете по наистина важна причина, извинете се на всички и бързо се включете в работата. Внимавайте за вредните си навици – гризане на нокти, почесване, потропване по масата и най-вече тоталната привързаност към мобилния телефон или таблета. Срещата на живо е най-големият израз на внимание, който можете да получите в бизнеса, а допълнителните средства за комуникация с онлайн света само ще я накарат да изглежда подценена от вас.  Пък нали в крайна сметка, както си казахме в началото, се виждаме по работа, за да вършим работа. Та ако няма да я вършим, какъв е смисълът изобщо да се виждаме?
 
Интернационални особености

- За бизнес среща с германци се пригответе най-вече с факти. Структурирайте предложението си добре, без излишни данни и чрез цифри обяснете смисъла на сътрудничеството си.

- В Индия се обръщайте към бизнес партньорите си с техните титли, когато имат такива.

- В арабските страни точността не е това, което е в Европа или Америка. В реда на нещата е човекът, с когото имате среща, да закъснее с половин, дори един час. Същото може да ви се случи и в Африка.

- Имайте предвид начина на живот в страната, от която е партньорът ви. В Испания например е почти абсурд да определиш среща във времето на сиестата между един и половина и четири и половина следобед.

- Винаги научавайте по някоя и друга дума на езика на партньорите си – за поздрав или благодарност. Това прави много мило впечатление, защото показва, че сте си направили труда да ги накарате да се почувстват добре.
 
Пет прости правила от бизнеса

"Внимавайте какво си поръчвате на бизнес среща в ресторант. Веднъж поръчахме раци в италиански ресторант и дойде сложна за ядене и в изобилни количества храна, с която можехме да нахраним целия ресторант. Изглеждахме като мафиоти от сцена от "Кръстникът"."
Бъд Биланич, лайф и бизнес коуч, водещ обученията си под името The Common Sense Guy

"Когато по време на разговор споменавате свои колеги от офиса, винаги ги назовавайте по имена, независимо че може да са по-ниско в служебната йерархия. "Едно мое момче от IT отдела" не е начин да представим някого, защото за всички ни е важно да говорят за нас с имената ни."
Елюра Нанос, адвокат, съосновател на  компания за пълен спектър от обучения за студенти по право  Lawyer Up

"Внимавайте с кихането и кашлянето! Никога не подавайте за поздрав ръка, с която сте прикрили устата и носа си, когато сте кихали или кашляли. Просто защото е отвратително."
Дани Уонг, стилист и имиджмейкър към магазини за мъжки стил  Men's Dress Shirts|BL

"При първата ми среща в японския офис, в който трябваше да работя, колегите ме посрещнаха с "Охайо".  Аз отговорих "Не, аз съм от Айова!" и... настъпи неловко мълчание. Оказа се, че "Охайо" е краткият вариант на Ohio gozimasu, което значи "Добро утро" на японски. Учете поздравите и благодарностите на езика на вашите партньори."
Джон Пол Енгел, генерален изпълнителен директор в  Project Be The Change - организация, подпомагаща кариерното развитие на студенти

"Джейн не е виждала колегите си на живо – досега е комуникирала с тях единствено по телефон и чрез имейли. Когато пристига за първи път на среща очи в очи, е посрещната със "Здравей!... (момент на неловко мълчание)... по телефона не звучеше като китайка"...
1. Джейн е трето поколение американка от японски произход и говори перфектен английски.
2. Китайската и японската история и култура се различават драстично.
3. Второто име на Джейн е О’Браян.
Грижете са за своето мултикултурално IQ."
Дениз Ан Тейлър, кариерен коуч в компания за организиране и провеждане на обучения Competitive Advantage, Inc.
 
Снимка

 


Мария Касимова-Моасе е журналист от близо 25 години. Работила е във вестниците "Капитал", "Стандарт", "24 часа", списание "Едно". Била е и главен редактор на списанията ELLE и НЕЯ. Участвала е в различни телевизионни проекти. В момента работи като журналист на свободна практика. По образование е филолог. През 2010 г. е завършила и две образования по етикет и протокол в Лондон и в Брюксел. Оттогава се занимава и с тази тема като лектор и обучител.
 
За да получавате бюлетините на "Кариери" с новини и тенденции в областта на човешките ресурси, мениджмънта и кариерното развитие, влезте в сайта  или се регистрирайте.

Станете част от онлайн общността на "Кариери". Включете се в нашите дискусии и анкети и през социалните мрежи: FacebookTwitterLinkedInGoogle+Pinterest. 

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2019 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2019 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly