С използването на сайта вие приемате, че използваме „бисквитки" за подобряване на преживяването, персонализиране на съдържанието и рекламите, и анализиране на трафика. Вижте нашата политика за бисквитките и декларацията за поверителност. ОK
Регистрация

Фитнес за бизнеса

Няколко практични съвета как да подобрите ефективността на компанията си като заложите на lean методология
Share Tweet Share
Снимка

 

Разцветът на иновациите в Англия започва, когато нацията преминава от алкохол на чай и кафе.

Коментарът е на писателя Стивън Джонсън и на пръв поглед може да звучи като типичен английски хумор, но всъщност е бруталната истина. Предисторията е, че преди Просвещението това, което масово се пие в Англия от обикновените хора и елита, е бира на закуска, малко вино на обяд и джин, бира и вино отново в края на деня. Водата и бездруго не била чиста. След това обаче модата на кафенетата се разраства и нацията минава масово на чай и кафе. Така "изтрезняването" стимулира свежите идеи и започва бумът на иновациите.

А сега си представете, че управлявате компания, която прави нещата по един и същ начин, при това от доста дълго време. Безспорно в даден момент и вашият бизнес ще изпадне в състояние, подобно на алкохолното замайване. Ще станете доста по-тромави и неадаптивни. И дори и да не усещате, че вече се движите на зиг-заг, без да правите сериозен напредък, рискът да зациклите е доста голям. В такива случаи може би и вие също, както и англичаните, имате нужда от глътка освежаващо кафе, но под формата на lean мениджмънт. (виж карето)

Кога да изберем lean и как да направим оценката дали това е нашият модел
Идеята зад т.нар. lean методология е да се елиминират всички излишни дейности и да се търси непрекъснато подобрение на работата, така че вашият продукт или услуга винаги да създават нужната добавена стойност за клиентите ви. Той е подходящ за вас в случаите, когато усещате, че компанията ви изостава от конкурентите, не се представя добре или ви предстои планирана промяна.

Забравете, че ако нещо е било работещо, то това ще продължи завинаги, а се фокусирайте върху търсенето на новите, по-добри, по-икономични и ефективни начини, за да се свърши дадена задача. Или ако направим аналогия с времето след Нова година, когато обичайно настъпва сезонът на диетите, така и в компаниите има времена, когато е добре да се помисли за орязване на тлъстинката, т.е. да оптимизираме разходите си, като запазим качеството и ефективността на бизнеса си. "По-малкото означава повече" е принципът на повечето големи иноватори.

Така например най-вече благодарение на lean подхода "едно контролирано действие в един момент" процесът по обслужване на автомобилите в питстопа на "Формула 1" днес се извършва за 10 секунди. Преди това през 1950 г. това е отнемало над 1 минута.

В технологичната компания "Интел" също експериментират с lean подход и това им позволява да произвеждат един компютърен чип за 4 дни по-малко. Освен това, следвайки идеята да се търси възможно най-ефективният подход, който генерира и най-голяма добавена стойност за клиента, от компанията вземат на пръв поглед неефективното решение да ремонтират дефектните си продукти сами, а не при подизпълнители. Практиката им дотогава показва, че работата с външни компании може и да им спестява ангажиментите за ремонти, но обикновено те се забавят, а така и недоволството от страна на клиентите расте. Новият, по-централизиран, подход по идея на бившия изпълнителен директор на компанията Андрю Гроув, който и към момента е неин старши съветник, обаче се оказва стратегически, при това в дългосрочен период, и "Интел" не само увеличава доверието на потребителите, но и удвоява печалбата си.
Помислете дали не давате повече на клиентите си – неща, от които те може би нямат нужда и дори не оценяват, а на вас ви носят разходи.

Преди да пристъпите към lean промени във вашата компания, е важно да замерите къде точно се намирате в момента по скалата на отличното обслужване.

- чуйте недоволните
Помислете дали комуникирате достатъчно с клиентите си, които са недоволни. Ако промените процесите така, че вие като мениджър на компанията да общувате лично не само с най-лоялните и най-доволните клиенти, но да имате срещи и с недоволните, ще можете да съберете безценна информация, която да ви помогне не само за управление на репутацията на вашия бизнес, но и за промените, които трябва на направите, за да сте по-ефективни.
Сегментирайте клиентите си не по демографски признак, а на принципа на "споделените ядове". Можете да направите тест с проста анкета със затворени отговори "да" и "не", за да измерите това, което клиентите ви одобряват в работата ви, и това, което не им допада, или още по-лошо - ги отблъсква от вас.

- по-малко ли давате или повече
Помислете дали проблемът е в това, че давате по-малко или може би дори повече на клиентите си – неща, от които те може би нямат нужда и дори не оценяват, а на вас ви носят разходи.

Така например преди 5 години от Puma в търсене на по-добро обслужване, питат клиентите си дали са доволни от обувките им и тяхната опаковка. Оказва се, че за потребителите опаковката изобщо не е от значение. Повечето от тях дори не забелязват кутиите за обувки, техния материал, цвят, надписи. Тогава от компанията решават изцяло да елиминират кутиите и започват да продават обувките си в малки торбички, които могат да бъдат рециклирани. Така спестяват 8500 тона хартия и намаляват годишните си производствени разходи с 30%.

Подобна история имат и от компанията за хартиени изделия Kimberly-Clark. Мениджмънтът й добре разбира нуждата от подобряване на възвращаемостта на съществуващите ресурси (R.O.E.R – return-on-existing-resources) и когато правят анализ на производството на тоалетна хартия и употребата й от клиентите, си дават сметка, че те се интересуват само от хартията, а не от ролката й. Така стигат и до идеята за първата тоалетна хартия без ролка и не само спестяват изхвърлянето на 17 млн. тона ролки годишно - достатъчни, за да построим поне два пъти Емпайър стейт билдинг, но и подобряват разходната част на бюджета си.

- включете всички членове на екипа
За да може внедряването на lean подхода във вашата компания да е максимално ефективно, е важно да създадете и неформална комуникация, така че целият екип, а не само мениджмънтът да се включи в анализа на нуждите на клиента и това, което той смята за добро. На подобен подход разчита и самият Стив Джобс. Не избирайте, тествайте всяка от идеите на служителите без предразсъдъци, дори налудничавите, за да вземете информирано решение на база резултати и тестове. Понякога добрият резултат може и да ви изненада.

- фокусирайте усилията си
Концентрирайте се само върху добавената стойност за клиентите, без да се разфокусирате в излишни действия. Lean управлението има дълга история в производството, но е безценен съюзник и при услугите. От софтуерната компания SAP например подобряват представянето на екипите си, като активно ползват комбинация от lean и дизайн мислене за децентрализиране на работата на екипите, с бързи "спринт" оперативки на крак, предварителна разработка на тестове за бъдещи продукти и гъвкави и адаптивни софтуерни решения.

- оптимизирайте времето за изпълнение на рутинни и повтарящи се задачи
Помислете как да помогнете на служителите си да идентифицират времето, което губят в излишни действия всеки ден. През последните три години съм работила с над 50 компании, като в повечето от тях служителите работят усилено и обичайно са фрустрирани. И когато ги попитаме колко време отделят, за да мислят за работата си и как да бъдат по-добри и иновативни в нея, те се затрудняват да отговорят. Методът lean помага да се идентифицира и анализира времето, което е изгубено в ненужни дейности, така че служителите да разполагат и с нужните им часове, през които да мислят за подобрения и иновации.

Помислете как можете да оптимизирате времето за изпълнението на някои рутинни и повтарящи се задачи. Например всяка година преди коледно-новогодишните празници поне едно звено от компанията е натоварено със задачата да произведе печатни и дигитални коледни картички, да избере и опакова подаръци до клиентите. Но това е предсказуем процес, защо да не го изпълнявате веднъж на всеки три години? Планирайте напред във времето и създайте три криейтива за три години напред, така ще освободите време за друга дейност през декември за следващите две години. Внимание - това не значи да се презапасявате с подаръците, а да планирате и подготвите реализацията на дейността. Такова мислене може да се приложи и към много други регулярни дейности, като управлението на електронната ви поща, оперативките и т.н.

Снимка

[Shutterstock] 


Kак да се проследят резултатите
В повечето случаи, за да се проследят правилно резултатите, е важно да си поставим правилните, измерими, изпълними и обвързани с конкретен срок цели. Същото е и когато работим с lean. Дори на пръв поглед диаграмите и планът за внедряването да ви се струват сложни и твърде теоретични, в практиката те водят до бързи резултати.

Представете си, че целта ви е да оптимизирате процеса, по който връщате обратна връзка на служителите си. Ако вие сте изпълнителният директор на фирмата и управлявате около 100 служители, вероятно имате мениджъри, които са ви пряко подчинени и с които веднъж в месеца обсъждате постигнатите резултати. Те от своя страна би трябвало да организират същите срещи за проследяване на резултатите със своите подчинени и т.н. Този тип йерархична структура обаче забавя взимането предвид на обратната връзка от най-ниското звено в компанията, което обичайно е и звено с пряк достъп до клиентите ви. За да имате по-добра видимост, е достатъчно да миксирате месечната среща със служители от различните звена всеки път, като освен мениджърския състав включите в нея и служители от най-ниското и средното ниво на компанията на произволен принцип. Това ще повдигне мотивацията на екипите, които ще се чувстват по-интегрирани в процеса на взимане на решения от ръководството, и в същото време ще ускори процеса на достъпа ви до информация директно от пазара, с което ще ви осигури навременна реакция на настъпващите промени.

Пример от практиката е отново "Тойота", които първи въвеждат в работата си подобрения, които започват от долу нагоре, за да проследят най-краткия цикъл на всеки процес: от момента, в който клиентът плаща за колата, до момента назад във времето, в който заявката е получена в завода. Така съкращават в пъти времето за реакция на промени в потребителското търсене и преживяване.

Имаме добър lean пример и от бизнес практиката в България – начинът, по който е организиран офисът на производителя на кафе "Якобс Дау Егбъртс". Там мениджмънтът седи на кръгла маса в средата на голямо споделено офис пространство. Бюрата на останалите служители са разположени наоколо, като всеки е свободен да отиде и да зададе въпрос по всяко време на деня, без да се чувства изолиран от ръководителите си чрез кабинети с плътно затворени врати, някъде по високите етажи. Ефектът от такава откритост е, че компанията е съкратила в пъти времето за съгласуване и взимане на решения.

Kакво да направим, ако не проработи
Като всеки друг метод и този изисква определена мисловна нагласа и разбиране, че това е нужно и правилно за компанията ви. Ако не успявате да приложите правилно lean или не постигате заложените цели, проверете дали спазвате принципите:

Правило 1: Всяка дейност трябва да е строго специфична, измерима и обвързана със срок.
Правило 2: Всяка дейност трябва да носи конкретна добавена стойност на клиента, като това да може да се измери с прост отговор "да" или "не".
Правило 3: Всяко подобрение трябва да се съгласува от долу нагоре в организацията, а не обратното.

Не всяка организация може да постигне такава мисловна нагласа или да преодолее егоизма на печалбата и да насочи усилията си към потребителите. Но е важно да помислите за това и да вложите усилия, защото това е пътят, който води към по-добрите резултати в дългосрочен план. Така че приемете тази събуждаща глътка кафе.
 
Минимум lean теория

Lean методологията в управлението на проекти и процеси цели елиминирането на всички излишни дейности и е свързана с търсенето на непрекъснато подобрение на работата, така че крайният резултат да донесе подобряване на ефективността и качеството на продукта или услугата, които произвежда компанията.

Методът не се фокусира само върху процесите, а стига много по-далеч. Това е система, която помага да сте по-гъвкави и по-ефективни, когато трябва да посрещнете промяната в нуждите на потребителите си.

Генезисът на lean подхода се свързва най-вече с производствената система на автомобилната корпорация «Тойота», т.нар. Lean Production System или Toyota Production System (TPS). Методът е развит от Таийчи Оно, но на практика е въведен от създателя на автомобилния гигант - Кииширо Тойода, затова и обикновено се свързва с "Тойота". Терминът става популярен с книгата "Машината, която промени света" (The Machine That Changed the World) на Джеймс Уомак, Даниел Джоунс и Даниел Рос.

Първоначално това е управленски подход, който се стреми да използва ресурсите на компанията само и единствено за създаването на ползи и добавена стойност за клиента. Това означава да се избягват максимално излишните действия и загуби ("муда", 無駄) като свръхпроизводство, забавяне, дефектни продукти, ремонт, презапасяване, неупотребявано знание и талант, транспорт и логистика. За целта се прилагат четири принципа: (1) "точно навреме" (just-in-time), (2) извършване на едно контролирано действие в един момент, (3) непрекъсваемост на процеса и (4) нула дефекти.

Постепенно като самостоятелни микроверсии на lean методологията се развиват и вече широко популярните в софтуерната индустрия подходи: agile (метод за управление на проекти и процеси, който залага на гъвкавост на подхода), scrum (методология за управление на големи процеси и проекти, например за развитие на продукт), kanban (метод за управление на процесите и системите в една организация, при който основната цел е да се емилиминира пренатоварването на екипа със задачи), kaizen (метод за продължителна и постепенна промяна с цел усъвършенстване)
 
Снимка

[Личен архив] 

Леона Асланова е експерт и консултант по иновации, с над 10-годишен професионален опит.
Те я основател на първата специализирана агенция за иновации в България "Иновейшън стартър", която в партньорство с "Капитал" организира форума Innovation Explorer, а в партньорство с Нов български университет - образователната инициатива "Академия за иновации". 

Работила е като мениджър "Партньорски взаимоотношения" в "Мобилтел", мениджър "Продажби" в Инвестор.бг и директор "Връзка с клиентите" в "Нетуърк медиа". Завършила е Софийски университет "Св. Климент Охридскис бакалавърска степен по българска филология и магистърска степен по теория на литературата, бизнес иновации във Виена към TAG Business School и mini MBA програма към PWC's Academy. 

Share Tweet Share
още от тази рубрика:

Реклама

Реклама

© 2003-2019 Икономедиа АД съгласно Общи условия за ползване. Политика за бисквитките. Декларация за поверителност.
Общи условия за публикуване на обява ново.
Поставянето на връзки към материали в сайтовете на Икономедиа е свободно. Уеб разработка и дизайн на Икономедиа. Сайтът използва графични елементи от famfamfam + DryIcons. Някои снимки © 2019 Associated Press и Reuters. Всички права запазени.
Действителни собственици на настоящото издание са Иво Георгиев Прокопиев и Теодор Иванов Захов.
mobile Към мобилната версия на сайта

Бизнес: КапиталКариериБизнесРегалОдитFoton.bg

Новини: ДневникЕвропа

IT: IDG.BGComputerworldPC WorldCIONetworkworld

Развлечение: БакхусLIGHT

На английски: KQuarterly