Борислава Дякова, "Модис": Наблюдаваме завръщане на напуснали служители
По време на кризата компанията запазва стабилността на своя бизнес и предлаганите услуги към съществуващите клиенти като добавя и нови такива. Не се е налагало да се освобождават офис пространства, а точно обратното - материалната база се е разширила и условията за наем са предоговорени.
Десет месеца след началото на кризата с коронавируса компаниите започват да установяват практики, с които да преодоляват ограниченията от дистанционната работа и притесненията на служителите. Промените и предизвикателствата на работното място са различни, в зависмост от дейността на всяка компания - някои преживяват пълна трансформация, а други са леко засегнати.
"Кариери" се допита до няколко специалисти по човешки ресурси в български компании, търсейки отговори за това как работят екипите им по време на епидемията и какви тенденции в областта на човешките ресурси смятат, че се очертават в "новата реалност".
Как се промени аутсорсинг бизнесът в следствие на коронакризата и какво във вашата фирма? Какви възможности се откриха пред компанията?
Обявяването на пандемия и въвеждането на извънредно положение, а в последствие и извънредна епидемиологична обстановка, поставиха всички бизнеси в една изключително трудна и предизвикателна ситуация, която изискваше взимането на много бързи решения и адекватни действия от компаниите не само в аутсорсинг бизнеса. За щастие "Модис България" запази бизнеса и предоставянето на услугите към своите клиенти, като наложи определени промени, една от които е работата от разстояние.
Само в рамките на една седмица, с отлична организация и екипна работа на всички нива, успяхме да изпратим всички наши служители да работят от вкъщи, да преструктурираме вътрешните процеси по подбор, да администрираме трудовите правоотношения, обученията и развитието на служителите. Организирането на онлайн комуникацията между различните отдели също се случи успешно. Бих казала, че през изминалите 9 месеца, компанията запази стабилността на своя бизнес и предлаганите услуги към съществуващите клиенти, като добави и нови.
Не се наложи да освобождаваме офис пространства, дори разширихме материалната си база и предоговорихме условията за наем. Имаше оптимизации в някои от проектите, но успяхме да запазим голяма част от служителите и да ги пренасочим вътрешно да работят за други проекти и клиенти. Наблюдаваме тенденция в последните месеци на завръщане на напуснали служители, които отново имат интерес към отворените позиции.
През тази година успяхме да дигитализираме процесите по изготвяне на работните графици, заявяване и одобрение на отпуските, оценяване представянето и изготвяне на план за развитие. Интегрираме тези процеси към нашата вътрешна платформа, което улесни изключително много както нашите служители, така и техните мениджъри, тъй като всичко преминава дистанционно с няколко клика в системата.
Как ще правите подбор на персонал отсега нататък, имайки предвид, че дистанционният начин на работа се очаква да се запази още дълго време (виждаме го сред големите технологични компании, много от които освободиха служителите си от офисите до края на 2021 г.)?
На този етап процесът по подбор на персонал и всички интервюта, инициативи в тази насока, ще бъдат дистанционно, използвайки всички налични платформи и ресурси. В тази насока още през пролетта проведохме няколко обучения на всички мениджъри и преки ръководители как да правят интервюта в новосъздалата се обстановка.
Кои решения ви помогнаха за успешното интегриране на нови служители онлайн?. Можете ли да споделите пример с дистанционно интегриран служител и начинът, по който се е отразило това на комуникацията му с колегите и задълженията му?
Както споделих по-горе, след обявяване на извънредното положение успешно изпратихме всички над 1200 служители да работят от вкъщи, като това наложи цялостна реорганизация на процесите по администриране на трудовите правоотношения, включително и за въвеждането на новите служители в компанията и преминаването им към първи работен ден.
След консултации с Главна инспекция по труда, администрирането на трудовите правоотношения се осъществява по имейл, обученията са дистанционни през нашата Learning система както и въвеждането на първия работен – презентиране на вътрешните правила, процеси, процедури, инициативи, ценности на компанията, компетенции, достъп до програми и обучения, а техниката, необходима за извършване на работата от разстояние, се изпраща на служителите по куриер - така, че да се осигури нейното получаване в първия работен ден. Преките ръководители и колегите от IT отдела се грижат за конфигурирането на оборудването и предоставят нужните обучения и пароли за достъп до платформите и вътрешните системи.
Подписването на трудовия договор изцяло преминава по имейл. В първия си работен ден служителите получават по имейл всички инструкции за здравословни и безопасни условия на работа, за работа от разстояние, за работа с компютър, вътрешни правила и процедури, както и обаждане по телефон от страна на колегите от Човешки ресурси за разясняване на документите. След което служителите се включват в онлайн Welcome презентация, където получават и допълнителна информация за компанията. В следващите дни се преминава и обучение, отново онлайн, с разяснения относно спецификите на работния процес и техническите параметри.
Дистанционната работа и комуникация определено не може да замени преките ежедневни контакти със служителите, както това се е случвало в офиса, но всички осъзнаваме създалата се ситуация и се опитваме да се адаптираме към новата реалност. Колегите на всички нива комуникират ежедневно по изградените вътрешни комуникационни канали, мениджърите провеждат непрекъснати екипни срещи и срещи лице в лице, но от разстояние. Провеждат се регулярни конферентни разговори на всички служители с мениджмънта, на които се обсъждат различни работни и неработни теми, за да може служителите да се чувстват приобщени към организацията и да получават необходимата информация. Изпращат се информативни седмични имейли до всички за развитието на епидемичната обстановка в страната, въведените мерки и заповедите на управляващите.
Успявате ли да уловите вътрешните междуличностни конфликти в онлайн среда и по какъв начин се справяте с тях?
Бих казала, че въпреки трудностите и предизвикателствата на работата от разстояние, успяваме с помощта на колегите от HR Business Partnership екипа и преките ръководители, да управляваме очакванията на служителите, техните притеснения, нагласи, конфликти. Ежедневните разговори и 1:1 срещи помагат да сме информирани как се чувстват хората в условията на пандемия, социална изолация и дистанция при по-продължителна работа от вкъщи и как можем да им помогнем. Проведохме и ежегодния Employee Satisfaction Survey - имаме 96% удовлетвореност, което е изключително висок резултат в тази ситуация.
Нашите методи за справяне с трудностите в онлайн среда и работа от разстояние са:
- Ясна, активна и прозрачна комуникация със служителите и преките ръководители;
- Обучения за управляване на конфликтите;
- Въвеждане на програма за Психологическо консултиране.
Кое ще бъде най-голямото предизвикателство пред специалистите по човешки ресурси в дългосрочен план?
При нормализиране на положението и овладяване на коронакризата, специалистите по “Човешки ресурси” ще трябва да се изправят пред предизвикателството да подпомогнат бизнеса с правилната организация и планиране на поетапното връщане на служителите към работата от офиса и в същото време оказване на подкрепа и разбиране на служителите и техните притеснения. Ще имат отговорността да управляват страховете на хората при връщане в офиса, да запазват тяхното здраве и безопасност по време на работа, да осигурят повече възможности за дистанционна работа, повече придобивки и гъвкаво допълнително здравно осигуряване с евентуални покрития при заболяване от коронавирус и неговото лечение. Когато става въпрос да технологичната част на процесите - ще има нужда да въведат по-засилена автоматизация и дигитализиране на вътрешните процеси, където това е възможно, и, разбира се, да подсигурят плавното преминаване и връщане към работа от разстояние, ако кризата отново се задълбочи.
В ситуация на извънредно положение, кое трябва да бъде с по-голяма тежест за успешното преодоляване на кризата - следването на протокола и изпълнение на заповедите на държавните органи или запазването на психическото благосъстояние на служителите и осигуряването на безопасна работна среда?
Извънредната ситуация и епидемичната обстановка, в която сме поставени от пролетта, е безпрецедентна за последните десетилетия и изисква да се потърси баланс между правната рамка, разпоредбите на закона и запазване здравето и психологическото благосъстояние на служителите. Не бива да се допуска отклонение от императивните заповеди на държавните органи. Не е редно с „лека ръка“ да се пренебрегват препоръките им, насочени към здравето и безопасността на хората. "Модис България" като работодател е ориентиран към нашите служители и запазване на тяхното здраве – физическо и ментално. Те са нашият най-голям актив и тяхното психическо благосъстояние е изключително важно за нас. В действията си се ръководим от това какво е най-благоприятно за хората ни и за компанията в цялата комплицистика на бизнеса, от който сме част, но винаги в рамките на законовата допустимост. През октомври - с нарастването на случаите в България и затягането на мерките, проведохме проучване сред служителите си, за да измерим „температурата“ и тяхната нагласа за поетапно връщане към работа в офис помещенията, както и да се подготвим по-добре планирайки работните процеси в офиса в условията на пандемия. Разработихме инструкции за работа от вкъщи и в офис спрямо законодателните изисквания и заповеди, за да сме подготвени при връщане към офис среда.