Правните въпроси, повдигнати от дистанционната работа, но не са решени от закона
Анализ на EY за българското трудово законодателство
От началото на пандемията от ковид все повече работодатели преминават към дистанционна работа. В някои случаи това се случва доброволно, а в други поради натиска на правителството към компаниите да въведат дистанционна работа, когато това е възможно.
След година и половина практически опит EY, една от най-големите мрежи за професионални услуги в света, обобщава най-често срещаните предизвикателства, пред които се сблъскват работодателите и за които често не се откриват решения в местните законодателства.
Може да прочетете плюсовете и минусите на някои от основните проблеми:
- Дали дистанционната работа да се въведе по взаимно съгласие на работодателя и служителя или като заповед
- Важно ли е да се определи конкретно място за извършване на работата
- Какви са практическите проблеми, свързани с електронната комуникация
Взаимно съгласие или заповед
Съгласно българското законодателство дистанционната работа може да бъде въведена само по взаимно съгласие на двете страни. По изключение обаче, след допълнителни нови разпореди, заради COVID-19, които бяха приети миналата година, има нова възможност – работодателите имат право да изпращат едностранно служители да работят от вкъщи по време на пандемията. Това изглежда практично и полезно решение, тъй като освобождава работодателите с по-голям брой служители от задължението да организират среща с всеки служител поотделно и да договарят двустранни споразумения за отдалечена работа. От друга страна, когато страните сключат двустранно споразумение, те са свободни да договарят конкретни условия. За разлика от горното, в случай на едностранно решение на работодателя, последният има право само да промени мястото на работа, но не и да въведе други специални разпоредби.
При въвеждане на дистанционна работа с едностранна заповед всички служители се връщат обратно в офиса веднага след края на пандемията (т.е. както е установено в съответните правителствени актове). Това означава, че на работодателите се вменява задължението да върнат всички, работещи досега дистанционно досега служители, обратно в офиса в рамките на един ден – задача, която изглежда почти невъзможна в случай на по-голям брой служители.
За разлика от това, когато дистанционната работа се въвежда по силата на двустранно споразумение, страните са свободни да се споразумеят за продължителността на отдалечената работа по своя преценка.
Очакването работодателят да остане отговорен за поддръжката на всяко оборудване, предоставено от него на служителите за тяхната работа, е разумно. Все пак може да се помисли дали работодателят не трябва да поема и разходите за ремонт и поддръжка на оборудване, собственост на служителите, в случай че те го използват за своята работа. В крайна сметка основната задача на работодателя е да осигури гладка и непрекъсната работа на своите служители, независимо кой притежава законното право върху оборудването, необходимо за работата.
Действително място на работа
В случай на заповед за въвеждане на дистанционна работа, работодателите могат само да разпореждат на служителите да не работят от офиса. Не изглежда разумно обаче да се очаква от тях да определят точното място на дистанционна работа за всеки служител.
Това отваря голям брой други въпроси като:
- Здраве и безопасност
Осигуряването на здравословни безопасни условия на труд продължава да бъде основно задължение на работодателя, без значение от мястото, от което служителят извършва работата си. От работодателите се изисква главно да въведат подходящи инструкции за здраве и безопасност и да уведомяват служителите си за тях. Изглежда обаче нереалистично да се очаква, че работодателите ще могат да инструктират своите служители правилно, в случай че нямат информация за действителното им място на работа.
Работодателите имат право да извършват проверки на работните места на служителите. Въпреки това, те вероятно ще се сблъскат с допълнителни затруднения при провеждането на инспекции за здраве и безопасност на работните места, ако нямат информация къде се намират.
- Оборудване и консумативи
Съгласно Кодекса на труда работодателят е отговорен за осигуряването на необходимото оборудване и консумативи за дистанционната работа за своя сметка. Това се отнася до очевидни неща като лаптоп и интернет, но може да се разшири и до въпроси като сметките за ток и отопление.
- Командировки
От изключителна важност е работодателят да знае къде всъщност се намира служителят, когато обмисля да го изпрати на бизнес пътуване. В противен случай работодателят няма да бъде в състояние да определи дали конкретна среща се квалифицира като командировка или не. Например, служителят може да работи от Варна и именно това да е градът, в който трябва да бъде командирован. Също така си струва да се отбележи, че всеки път, когато служител работи дистанционно от друг град, пътуването до офиса на работодателя се квалифицира като командировка.
- Работа в чужбина
В случай, че служителите решат едностранно да работят в чужбина, това може да доведе до тежки последици за работодателя, тъй като задълженията му за данъци и осигурителни вноски могат да бъдат напълно различни. Поради това има смисъл да се въведе ограничение на служителите да работят в чужбина без изричното съгласие на работодателя. Такава опция не е предвидена за едностранно въвеждане на дистанционна работа, което е допълнителен аргумент в подкрепа на правителствената препоръката към работодателите, когато е възможно, да избират подписване на двустранни споразумения.
- Дистнационно уволнение - “Хвани ме, ако можеш”
Почти невъзможно е работодателят да уволни някой от служителите си и да връчи документи по време на работа от разстояние, освен, ако не е успял да въведе електронна комуникация. На практика, ако работодателят не е наясно с действителното местоположение на служителите и са необходими големи усилия, за да ги намери и да им връчи каквито и да е документи.
Електронна комуникация
Електронната комуникация изглежда е единственият разумен вариант за комуникация със служителите по време на отдалечена работа. За съжаление българското законодателство остава много консервативно по тази тема и излага дълъг списък от технически изисквания, които работодателите трябва да вземат предвид, за да се счита електронната комуникация за валидна за целите на местното законодателство, коментират от EY. Причината – комуникацията по имейл се смята за оскъдна, новите технологични решения, които вече са налични на пазара, все още са в процес на развитие и често се считат за скъпи за малкия и среден бизнес, служителите трябва да бъдат обучени, за да започнат да използват новите технологии и освен това, съгласно закона, на служителите е предоставена възможност да оттеглят съгласието си за получаване на електронни съобщения по всяко време по своя преценка.
Тези обстоятелства водят до това, че служителите могат да се опитат да забавят връчването на официални документи, когато вече очакват „лоши новини“. Това поставя работодателите в много трудна ситуация, тъй като дори и да решат да инвестират в нови технологии, служителите могат лесно да направят усилията им напразни, в случай, че откажат да получават електронни съобщения.
Дистанционна работа в международен контекст
Най-естествената причина дистанционната работа да се превърне в "новото нормално" е, че пазарът на труда нарасна от национален към международен. Все по-често работодателите започват да наемат служители, намиращи се в други страни. В такъв случай следните въпроси трябва да бъдат разгледани внимателно, макар че често се подценяват:
- Ограничения за нощна работа
В зависимост от точното местоположение на служителя, може да се наложи служителят да работи през нощта, така че да отговаря на работното време на работодателя. В тези случаи се преценява и дали се дължи допълнително възнаграждение за нощен труд или не. Законът позволява на работодателя да изключи нощен труд за отдалечени служители.
- Проблеми с миграцията
В зависимост от държавата, в която се намира служителят, може да е необходимо да се спазват определени миграционни разпоредби, като например да се проведе пазарно проучване, за да какъв брой чужденци може да бъдат наети (т.е. от страни извън ЕС).
- Изисквания на местното законодателство в държавата на служителя
Обикновено работодателят ще трябва да плаща най-малко социалноосигурителни вноски директно в държавата по произход на служителя, което изисква получаване на допълнителни местни регистрации, откриване на банкова сметка и т.н.
- Допълнителни застраховки
Много работодатели са позволили на служителите за първи път да изнесат оборудване от помещенията на работодателя. Когато такова оборудване има по-висока стойност, е добре да се въведат допълнителни застраховки. Същото важи и в случай, че определено оборудване вече е застраховано, но застраховките не покриват изнасянето му от помещенията на работодателя.
Всички изложени по-горе въпроси трябва да бъдат разгледани внимателно във всеки отделен случай, така че работодателят да е наясно с всички рискове и потенциалните стратегии за смекчаването им. Дистанционната работа се е е настанила в много сектори, а много работодатели намират начини за спестяване на разходи, като намаляват своите офис пространства. Изглежда, че дистанционната работа ще продължи да съществува повече отвсякога, следователно трябва да бъдат въведени подходящи процедури, за да бъде възможно договарянето на оптимални условия с всеки служител.