Добри практики за "онбординг" на служители в дистанционна среда
Началното обучение не е само въвеждане в позицията, това е първото впечатление, което компанията оставя в новия си служител. Затова е важно целият процес да се случи както трябва.
Новата вълна от коронавирус и постоянно възникващите варианти през последните месеци стопират наченките на някои компании да върнат напълно своите служители обратно в офисите. Така дистанционният и хибриден тип запазват своите позиции. За работещите, разбира се, това е добра новина, но не така стои въпросът при лидерите на екипи. Някои от тях все още се сблъскват с проблеми, а един от най-големите е наемането на нови служители и адаптацията им към компанията.
Много организации разчитат на началното обучение, което трябва да помогне на отдалечените служители да се справят със задачите, процедурите и очакванията за новата си роля. Но адаптирането е много повече от това. Според Gallup, въвеждането в ролята полага основата на представата на служителя за компанията и рисува ясна картина за културата на новото работно място.
Обяви за работа
Покажи всички
Началното обучение не е само въвеждане в позицията, това е първото впечатление, което компанията оставя в новия си служител. Затова е жизненоважно да се затвърдят добрите представи, на база на които новият член на екипа е решил да приеме офертата по време на интервюто.
Според Glassdoor, служителите, които оценяват своя опит в работата си като високоефективен, са 18 пъти по-склонни да се чувстват силно отдадени на своята организация. Други изследвания установяват, че компаниите със стабилен процес на обучение подобряват задържането на нови служители с невероятните 82% и производителността със 70%.
Всъщност много служители откриват разминаване между първоначалното обучение в новата им компания и това, което са очаквали и им е било обещано на интервюто. А работещите, които имат негативен опит с адаптирането, са два пъти по-склонни да търсят нови възможности другаде. Според Harvard Business Review, 33% от новите наети търсят нова работа през първите шест месеца - процент, който се увеличава сред хората между 20 и 30 години.
Но има уникални предизвикателства при въвеждането на работа, които възникват заради хибридното или отдалечено работно място. За много от лидерите на екипи е по-трудно да предадат корпоративната култура на новите служители, някои от които може да са се включили по време на пандемията и никога да не са стъпвали в офиса. Ето и най-добрите практики, които е добре да се прилагат, когато става дума за въвеждане на нов служител при хибридна или дистанционна форма на работа.
Култура на работното място
Преди Covid, когато много от хората работеха в офиса пет дни в седмицата, за новите служители не беше толкова трудно да получат информация за новата си роля и за културата на работното място. Но в дистанционна среда доста от новите няма да имат представа какви са правилата за комуникация и т.н., пише още Дан Шаубел, управляващ партньор в Workplace Intelligence.
„Нещото, което открихме, е, че много от нашите служители всъщност не знаеха какво се очаква от тях в дистанционна среда“, казва Мат Бритън, основател и главен изпълнителен директор на платформата за маркетингови изследвания Suzy.
Затова и в днешната дистанционна среда новите служители се нуждаят от повече насоки относно културата на работното място. Страхотно би било ако се разработят материали за въвеждане, които изясняват културата на компанията.
Хранилище за информация
Служителите, които са в компанията от известно време, вероятно са натрупали много институционални познания. Но тези, които започват сега, ще имат много по-малко познания за процесите и процедурите. А в отдалечената работна среда тези нови служители не могат да изтичат по коридора и да питат по-опитните.
В резултат на това, дори месеци след назначението им, новодошлите може да не се чувстват напълно пълноправни членове на екипа. За да се справят с този проблем, опитните мениджъри създават т.нар. централно хранилище на информация. Всички проекти биват съхранявани на едно и също място, както и всички бележки по тях, за да може някой незапознат, след като ги погледне, да разбере за какво става дума.
Централното хранилище позволява и на служители, които не работят по даден проект, бързо да влязат в час и да не губят излишно време по запознаване с работата и задачите. Това помага и за по-голяма ефективност.
Ясни очаквания
Всеки нов служител иска да влезе в новата си компания и да се докаже – както на екипа, в който ще работи, така и на своя ръководител. И за да не се притъпява това чувство, очакванията от страна на мениджъра трябва да са ясно дефинирани. Първо – да няма разочарования още на старта на новото предизвикателство, а и освен това да не се получи бърз „бърнаут“ при служителя.
Затова детайлното въвеждане в ролята трябва да е постепенна. Не бива обучаващите ментори да „изсипят“ наведнъж информацията. Специалистите са категорични, че постепенният подход е най-правилен. По този начин на служителя се пускат серия от задачи за определен период от време, а целта е контролирано вникване в технологията и начина на работа.
Система за приятелство
Когато чуем думата „наставник“, в ума на всеки изникват мисли за мъдър старейшина, който винаги ще ни напътства правилно. Но истината е, че менторът може да бъде както по-възрастен, така и по-млад или дори от различен отдел. Ще бъде страхотно, ако новият служител чувства своя ментор като „професионален приятел“. Важно е двамата да говорят на един език, да имат допирни точки и дори общи интереси. Така въвеждането ще бъде много по-успешно, по-бързо и по-безболезнено за новия колега.
HR експертите говорят още за т.нар „система от приятели“. Това е социален метод, който представлява неформален начин за споделяне на институционални знания и бързо привикване на новите служители към културата на компанията. Тази система помага на дистанционните работещи да се чувстват подкрепени и гарантира висок процент на задържане на хората. В Microsoft например въвеждат новите именно чрез помощта на този метод. Статистиката показва, че 97% от дистанционно работещите, които намират приятел в екипа, който ги обучава, остават в компанията и много по-бързо се адаптират към новата обстановка.
„Системата от приятели“ е доказан и забавен начин да се накарат новите служители да се чувстват като част от екипа. Много компании смятат, че този метод също мотивира настоящите служители, които могат да практикуват своите умения за работа в екип по спокоен, неформален начин.
Персонализирано изживяване
Много програми за въвеждане на нови служители и тяхното обучение се провалят, защото са твърде общи. Всеки нов обикновено минава по една и съща линия на обучение. Но е важно да се запомни, че това, което е правилно за маркетингов служител, може да не е толкова ефективно за някой, който работи в юридическия отдел.
Тасо Ду Вал, главен изпълнителен директор на Toptal - платформа, свързваща клиентите си с необходимите им специалисти, споделя: „Ако сте юрист, който се присъединява към Toptal, не искате да знаете какво е да отидете на обяд с вашите колеги. Искате да знаете какво е да работите с мен и по-конкретно искате да знаете какво е да работите с мен по правни предизвикателства. Човек ли съм, който преувеличава нещата с познаването на закона, или съм човек, който няма представа за какво говорят и всеки път ще се доверявам на вас? Или някъде по средата? Искате да усетите тези неща по време на процеса на въвеждане, защото в това ще се състои работата ви.“
Затова е нужно да се персонализира въвеждането на нови служители във всяка една компания, така че да бъде съобразено спрямо ролите, които тези хора ще изпълняват.