Може ли работодателят да ме назначи или освободи дистанционно?
Въпреки разхлабването на противоепидемичните мерки и затихващата пандемия от COVID-19, изцяло дистанционната работа (от вкъщи или от друго избрано място) или комбинацията от работа от офис и дистанционна работа (хибриден модел) остават предпочитани варианти за много работещи хора. Дистанционната работа предложи немалко предимства за служителите и работодателите, включително възможността да не се прекъсва ефективният работен процес извън офиса без това да създава риск за здравето и безопасността на служителите, както и постигане на по-добър баланс между работа и личен живот. Същевременно обаче, този начин на работа породи и немалко въпроси.
Един от често възникващите въпроси е може ли работодателят да назначи или освободи служител дистанционно (т.е. без да е необходимо служителят да ходи до офиса на работодателя за тези цели). Краткият отговор е "Да", но има доста нормативни изисквания, които трябва да се спазят, което понякога води до това страните да предпочетат да подпишат необходимите документи по конвенционалния начин – "на хартия". В настоящата статия ще разгледаме някои от основните изисквания и защо спазването им може да се окаже сериозно предизвикателство.
Правната рамка
Основното предизвикателство за страните по трудовия договор идва от приетата през 2018 г. Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя ("Наредбата"). Целта на Наредбата е да уреди начина, по който страните по трудовия договор могат да се "освободят" от използването на хартиени документи в трудовото досие и да се възползват от гъвкавостта, която предоставят електронните документи, включително дистанционното извършване на определени действия.
За съжаление обаче, вместо да внесе яснота и практически облекчен режим за работодателите (в сравнение с използването на хартиени документи), Наредбата създаде доста въпроси и предизвикателства при използването на електронни документи. Изискванията на Наредбата могат да бъдат групирани условно в следните три категории: отнасящи се до 1 - създаването и подписването, 2 - изпращането и връчването и 3 - съхраняването на документите, като в следващите редове маркираме накратко основните от тях:
- Създаване и подписване
Работодателят може да подпише електронен документ само с "квалифициран електронен подпис", тоест не може да използва никакъв друг вид електронен подпис. Широко разпространеният в практиката при подписване на търговски договори електронен подпис на DocuSign например обикновено не е квалифициран електронен подпис (освен, ако ползвателят не е подсигурил изрично този вид услуга, предлагана от доставчика).
Служителите имат повече гъвкавост – те могат да подписват с всякакъв вид електронен подпис – в зависимост от договореното с работодателя. - Изпращане и връчване
Електронните документи не могат да се изпращат/връчват от работодателя на служителя с обикновена електронна поща (имейл). Вместо това, работодателят е задължен да ги изпрати чрез т.нар. "услуга за електронна препоръчана поща". Тази услуга представлява електронен еквивалент на препоръчаната поща с обратна разписка. - Съхраняване
Вероятно най-изненадващото и практически трудно за изпълнение са изискванията за съхранението на електронните документи от трудовото досие. Те трябва да се съхраняват в специфична информационна система, която да отговаря на всички технически изисквания на Наредбата (вкл. използване на т.нар. квалифициран електронен времеви печат, двуфакторна идентификация при достъп до системата, проследяване на историята на отпечатани и предоставени преписи от електронни документи, невъзможност за промяна на факта на постъпването на документи по електронен път и тяхната поредност и други).
Какво на практика изисква правната рамка от работодателя и служителя?
Всички от горните изисквания на Наредбата се прилагат специално и само за електронните документи, които биха могли да са част от трудовото досие на служителя (включително документите за възникване и прекратяване на трудовия договор).
Тоест от една страна в търговските си отношения с бизнес партньори, за дружеството-работодател се прилага общият режим за електронни документи, което практически означава значително по-облекчен и улеснен ред за дистанционното сключване и прекратяване на договори.
За отношения със служителите обаче се прилага значително по-стриктният специален режим на Наредбата, което предполага и отделянето на значителен финансов ресурс от работодателя за изпълнението на изискванията. Това е така, защото практически пълното спазване на Наредбата изисква имплементирането на (и заплащането за) специализиран софтуер за управление на човешките ресурси, който да е създаден така че да отговаря на изискванията ѝ.
Това законодателно решение не е лишено от логика. По-стриктният режим е предвиден, отчитайки позициите на служителя и на работодателя в трудовото правоотношение и целейки да осигури по-висока степен на правна сигурност на служителя относно документите, които работодателят създава, подписва и изпраща към служителя. Макар и с добра идея обаче, изискванията на Наредбата биха, а и вероятно вече са, отказали немалко работодатели от осъвременяването и дигитализирането на техните процеси в унисон с все по-широко използваните технологии във всички сфери от живота. Вместо това, за работодателите все още може да е по-лесно да запазят използването на хартиени документи, въпреки че в условията на локдауни и затворени офиси, навременното подписване на необходимите трудовоправни документи също е свързано с немалко логистика, разходи и предприемане на различни мерки за избягване на всякакви здравни рискове.
Разбира се, и сега е възможно да се прилагат по различни начини облекчени форми на подписване на различни видове документи, но нормативни промени или възприемането на едно разумно и гъвкаво тълкуване на изискванията на Наредбата от страна на съдилищата/компетентните органи би улеснило значително както бизнеса, така и служителите, които желаят да се възползват в по-голяма степен от изцяло дистанционно подписване на всички трудовоправни документи.