Дигиталната трансформация решава много HR задачи, Елена Дречева, "Коника Минолта"
- Работното място на бъдещето е интелигентно свързано и с фокус върху хората
- Очаква ни по-смислена работа, рутинните и повтарящи се задачи - прехвърлени да се изпълняват от автомати и изкуствен интелект (AI)
- Целта е повече време за личен живот, идейно предприемачество и подобрено служителско преживяване
Преди това, обаче, предизвикателствата в съвременния бизнес изискват от лидерите да приложат варианти за постигане на същите и по-високи цели с по-малко ресурси и да въведат иновации за растеж и инвестиции в технологии, които носят добавена стойност.
"Това, което не се е променило - а е получило нова версия, е задачата на лидерите и тя е да преведе хората и организациите от настоящето към бъдещето, смята Елена Дречева, изпълнителен директор на "Коника Минолта България".
Компанията е партньор в дигиталната трансформация на компании в България.
Задачата на лидерите е същата, а мостът между настояще и бъдеще се нарича
дигитална трансформация
В бъдеще големият бизнес ще е немислим без технологични инструменти.
Решенията, които партньорът в дигиталната трансформация на организациите може да предложи, се очертават след анализ на бизнеса на съответната компания.
“Обикновено решенията се свързани с автоматизация на определени процеси след тяхната дигитализация и използване на изкуствен интелект за рутинните дейности или са свързани с това да се осигури прозрачност - тоест данните да се извадят “на светло”, казва Елена Дречева.
Тя цитира изследване на Gartner, според което 30% от същинската информация в организациите, критично важна за вземането на решения, остава скрита - във вътрешни системи, в хартиени документи, аналогови или дигитални архиви. Общото между тях е, че информацията не е обозрима и лесно достъпна.
Организациите работят с едва 9% от данните си
към момента, според други статистики, което ограничава възможностите на хората да вземат добри решения.
Интересното е, че след анализ и имплементиране на целия процес - дигитализация, автоматизация и интелигентно видеонаблюдение, компаниите достигат до десетократно повече данни, които да ползват оперативно.
“Мога да говоря само за България - 60-70% от данните стават видими, структурирани и лесни за ползване”, допълва Елена Дречева.
Извадените на показ данни са от най-различно естество - те могат да бъдат свързани с основната дейност на компанията, могат да са специфични за бизнеса, да са свързани със служители или да са най-различни измерители на представянето (KPI).
“Параметри, например, свързани с това колко често хората ползват отпуски и болнични, каква е ротацията на напуснали - новоназначени или колко често служители от кои отдели избират да работят от вкъщи, говори много на HR специалистите”, пояснява изпълнителният директор на “Коника Минолта България”.
Всяка компания може да определи кои са важните индикатори и да ги направи видими за HR отдела си, а той да получи обучение как да се възползва оптимално от новата информация.
“Тук е добавената стойност, която ние като консултанти даваме. От опита, който имаме - съветваме кои са важните индикатори, които е ценно да се следят”, казва Елена Дречева.
Едно често срещано предизвикателство е
намирането на нови хора за работни позиции и не само
Поради липсата на хора в глобален мащаб - тенденция, която няма да отшуми скоро, е важно извършваната работа да е на ниво. Технологиите могат да повишат производителността на съществуващите заети и да елиминират задачите на човек, който, например, преписва хартиени фактури в ERP система, посочват от "Коника Минолта".
Независимо дали документът е в хартиен или електронен формат, той се подава през софтуерно решение на "Коника Минолта" със зададени параметри какви данни да извлече: контрагент, адрес, МОЛ и др. и прави проверка. Софтуерът се самообучава.
"Достигали сме до 98% точност на данните през това решение”, коментират от компанията.
Автоматично извличане на данни и въвеждането им в ERP система, където те да се осчетоводят и процесът да се продължи с директно генериране на платежни нареждания за съответните фактури е рутинна дейност с минимизиран риск от грешки.
"Когато човек преписва в система, вероятността да допусне грешка е по-голяма - съотвено грешките водят до по-ниска събираемост на вземанията. Докато софтуерът го прави автоматично и няма почивен ден, нито излиза в болничен", казва Елена Дречева.
Технологичната компания работи с организации от различни индустрии.
За производствата на терен - където дистанционната работа не е алтернатива, има варианти за дигитализация. В "Коника Минолта" получават запитвания дали може да се проследи дали в работно време хората са на мястото си за работа, а не някъде другаде на територията на предприятието.
В ритейл веригите мениджърите се нуждаят от различна информация - колко хора са влезли, ако има акция, дали тя е увеличила притока на хора и пред кои регали клиентите се задържат по-дълго. Други интегрирани решения, свързани с камери и софтуер, оптимизират и облекчават управлението на касиери така, че да няма опашка от чакащи, нито каси, в които служителите стоят, без да имат клиенти.
“Във всички бизнеси има полезност с решенията ни, които правят организациите по-гъвкави, прозрачни, автоматизират процеси и улесняват да се вземат стойностни решения”, завършва Елена Дречева.
Решенията на “Коника Минолта” имат мобилна версия - за хората, които не работят на лаптоп, но имат смартфон. Тоест в рамките на едно интегрирано решение един миньор може да си пусне заявление за отпуск през смартфона или да подпише електронно различни документи пак през мобилното устройство. А и не само.
“Имали сме запитвания от производствени предприятия, в които служителите нямат смарт телефони, a имат по-стари, обикновени модели. Имаме решение и за това - поставя се една докинг станция, хората отиват до нея, влизат със свое потребителско име и парола, подписват се.”
Тя дава за пример голяма производствена организация, в която има поне осем деловодства и се разнасят документи между сгради, по етажи, събират се подписи и т.н. Процесът на аналогова работа и до ден-днешен съществува в компаниите, а може много лесно и елегантно да бъде дигитализиран.
“Имахме случай с голямо държавно предприятие, в което немалка част от служителите не бяха излизали в отпуск, защото хартиените им молби стояха на бюро за одобрение с подпис. Тъй като органозацията е със строга йерархична структура, никой не знаеше къде стоят молбите, срокът за одобрение беше минал и хората не можеха да си ползват отпуските.”
Дигитализацията осигурява скорост и прозрачност. А когато се знае къде са проблемите, пътят е на половина изминат.
Следващото поколение работещи очакват дигитално преживяване
Компаниите трябва да се подготвят за следващото поколение работещи, които ще очакват дигитализирано служителско преживяване. Следващото поколение работещи са различни служители. Хибридният начин на работа е тук, за да остане, от една страна, а от друга - както в личния си живот, така и като служители хората очакват да имат дигитално преживяване.
“Не може да се очаква от човек, който е свикнал с два клика да стига до това, което го интересува, на работа да се рови из хартиени класьори и документи или във файлов сървър да търси определена информация. Преживяването му ще e в драматичен контраст - и не в полза на работодателя.”
И ако компаниите не се подготвят за следващото поколение работници, които след 4-5 години ще са по-големият процент от наети, няма да успеят да ги задържат, ще загубят талантите сред тях и ще загубят своята конкурентоспособнот, смята Елена Дречева.
HR специалистите в процеса на дигитализация
Ролята им е съществена. Те са двигателят в организационната трансформация и решават много предизвикателства, свързани с хората.
"HR партньорът не трябва да остава само в своето поле - на човешкия ресурс, а да разшири познанията си с какво да облекчи работата им от една страна, а от друга - да направи преживяването им в компаниите по-приятно и да ги задържи", казва Елена Дречева.
Според нея голяма част от бъдещите HR предизвикателства могат да се решат с технологии.
А митът, че дигитализацията е равна на съкращаване на хора, е наистина мит:
“Не това е целта на дигитализацията. HR-ът трябва много да работи с хората, за да промени мисленето в организацията. Трансформацията тръгва оттам.”
фотограф ©Цветелина Белутова
Когато личният професионален успех крачи до организационния
“Коника Минолта” е на българския пазар от 2005 г. Едновременно с регистрацията на представителството Елена Дречева получава договора си за управление.
"Бизнесът моделът, който тогава избрах и бе одобрен от централата, бе да започнем само с партньорски канал - нещо нетрадиционно за “Коника Минолта”.
Централата се доверява на подхода на местния офис, но пазарът по онова време в България е неблагоприятен.
"Това продължи до 2008 г., когато кризата дойде и българските компании се опитваха да оцеляват, а ние получихме уникалната възможност да пораснем много като пазарно присъствие", смята Елена Дречева.
Към момента в България компанията има 81 служители и национално покритие със свои офиси в София, Пловдив и Варна и представители по градове.
“За 18 години в България компанията се трансформира много и затова не ми е било скучно. Започнахме като доставчик на многофункционални устройства за печат. През 2008 г. опитахме да предложим печат като услуга на българските компании, но срещнахме стена, защото от компаниите ни отговаряха, че имат бюджети за техника и си я купуват.
През 2009 г. с икономическата криза компанията предлага печатането като услуга и от 2010 г. са първите договори за печат като услуга (PraaS).
"Дo 2013-2014 г. се занимавахме да обучим пазара. Ние сме пионери."
"Коника Минолта" наблюдава мултифункционалните си устройства отдалечено. Без да е необходимо клиентите да правят поръчки или да се обаждат при проблем. Компанията им предлага софтуерни решения за отчет по центрове на разход, политики за печат и т.н.
“По отношение на хардуерни устройства от 14 години "Коника Минолта" е лидер на пазара в България на първо (най-често) или на второ място, с пазарен дял от около 40 на сто. 90% от нашия бизнес е PraaS. Това означава, че пазарът вече е свикнал с тази услуга, търси я и по-голяма част от компаниите работят с печат като услуга”, обобщава Елена Дречева.
Компанията започва да предлага дигиталната трансформация за организации от 2015 г.
“Коника Минолта България” и нейната 100% дигитална трансформация
“Сто процента - не, усмихва се се Елена Дречева - но сме тръгнали по този път отдавна.”
Тя смята, че в самата "Коника Минолта" още има какво да се дигитализира и постоянно търсят да подобрят, да дигитализират още процеси.
“Ако сега кажа на хората си - връщаме се към стария начин на работа - няма да има нито един поддръжник, напротив, ще е обратното, защото вече са свикнали с по-лесния начин на работа и ползите”, казва изпълнителният директор.
Хибридният начин на работа изисква по-високо ниво на трансформация на компанията в дигиталния свят. Как организацията решава за себе си негативните ефекти от хибридната работа, според Елена Дречева това е на първо място мениджърско решение.
“Решаваме, че ще работим по този начин и това е. Хората имат нужда от пространство, в което да работят в микро екипи или макроекипи по една тема, проект, документ и да имат достъп до информацията, която трябва на всеки на неговото ниво и да има ясна проследимост кой докъде е стигнал, има ли забавяне. И ако има забавяне, на ниво резултат къде са от целите. Защото в нашата организация е важно представянето - ние това мерим.”
Компанията мери конкретни показатели за представяне и ангажираността на хората.
“Дефинирането на тези показатели плюс дигиталните технологии като инструмент - свързваме хора, пространство и технологии и получаваме интелигентно свързано работно място. Това е и концепцията, която промотираме към нашите партньори и клиенти”, подчертават от “Коника Минолта”.
фотограф ©Цветелина Белутова