Е-досието съкращава административната работа в HR почти двойно, Савина Динева, Sb Accounting & Consulting
Едно от най-големите предизвикателства за бизнеса и HR отделите, е управлението на трудовата документация. Все още съществуват много неясноти за организациите относно възможностите за нейната дигитализация.
Ето защо на 16 май тази година заедно с партньори "Капитал Кариери" организира онлайн мастърклас на тема "Електронното трудово досие на практика".
"Въвеждането на електронно трудово досие спестява между 30 и 50% от времето за административна работа на специалистите по човешки ресурси", сподели Савина Динева, мениджър "Бизнес развитие" в Sb Accounting & Consulting.
Тя ще разкаже как всяка фирма, независимо от големината си, може да внедри ефективно е-досие за 2 до 4 седмици.
"Искаме да бъдем максимално полезни на фирмите и ще насочим разговора към практиката", допълни тя.
В дискусия по време на мастъркласа с Ива Станчева, мениджър "ЧР операции" в "Скейл Фокус" и Христина Христова, People & Culture Generalist в SoftwareOne, ще бъдат очертани опасенията, резултатите и ползите от работата с електронно трудово досие.
Ще стане ясно какви са правната рамка и термините, свързани с електронни услуги, които е важно да се разбират за вземане на правилни решения, демонстрация на е-досие и колко лесно се управляват, подписват и съхраняват електронни документи, кои процеси се оптимизират чрез масови файлове и сървърно подписване, кои са най-важните стъпки при вземането на решение за преминаване към е-досие.
Г-жо Динева, какъв е опитът на Sb Accounting & Consulting с внедряване на eлектронно трудово досиe досега?
За последната година удвоихме клиентите си и вече над 70 фирми го използват. Успяхме да наложим нашето решение Sb E-File като водещо на пазара и да активираме електронните трудови досиета на над 7000 служители.
Важно е да споменем, че средният процент служители от всяка фирма, които използват електронно подписване, е 95%.
Какви проблеми решава електронното трудово досие в компаниите?
Обратната връзка е изключително позитивна, както от HR отделите, така и от самите служители. Въвеждането на е-досие спестява между 30 и 50% от времето за административна работа и позволява на HR екипа да се фокусира върху задачи с по-висока добавена стойност.
Подписването става в рамките на минута, от всяко място и по всяко време. Изключително лесно се следят неподписаните документи. Няма редене на документи и папки, търсене по шкафове. Работодателят се позиционира на ново ниво и повишава удовлетвореността на служителите.
Какви опасения от страна на HR-ите най-често се налага да преодолявате?
Мога да ги обобщя в три групи – да разберат същността на електронните услуги, да защитят бюджет и промяната на процесите пред мениджмънта и да мотивират служителите активно да съдействат за внедряването на решението.
Това, че ние им помагаме на всяка една от тези стъпки, изключително много се оценява от нашите клиенти.
Има ли особености при внедряването на електронно трудово досие от компании извън IT сектора?
Е-досието е подходящо за всяка фирма, независимо в кой сектор е. Постарали сме се да направим внедряването изключително лесно и бързо, така че тук няма разлики за фирмата и HR екипа. Не е необходимо участие на ИТ екип от страна на клиента.
Самото е-подписване става през приложение на телефона и не изисква специални умения. Всеки човек, който използва социални мрежи на телефона си, би се справил и с електронно подписване.
Как подкрепяте клиентите си в комуникирането на промяната сред техните служители?
Нашите клиенти оценяват високо активното ни участие при информирането и обучаването на служителите за е-подписване, за това какво е КЕП и как да го използват и помощта при регистрация.
Разбира се, все пак има хора, които нямат смартфони или ползват устройства, които не биха се справили с подобни приложения. В тази връзка има фирми, които въвеждат системата за част от служителите – в администрацията и в част от производствените отдели. Останалите продължават да подписват на хартия, както по-рано.
Препоръката ми е да не се отказват, преди да са пробвали. Настройваме тестова среда, където те да пробват процеса точно с тези хора, за които мислят, че ще им е трудно да работят с приложението и да видят дали това наистина е така.
Билети за онлайн мастърклас "Електронното трудово досие на практика" на 16 май 2023 г. >>