Електронното трудово досие подобрява и HR-ското, и служителското преживяване
След като в края на май тази година в Народното събрание одобриха на първо четене промени в Кодекса на труда, с които се въвежда електронна трудова книжка, работодателски организации подкрепиха проекта за промени.
Промените предвиждат към Националната агенция за приходите да се създаде електронен регистър на заетостта, в който да се впишат всички данни от трудовата книжка и всеки служител да има достъп до електронното си трудово досие по всяко време.
Това, което е положителна предпоставка в същата посока, е фактът, че у нас вече има компании с достатъчно експертност, портфолио от услуги и успешни проекти, както и организации, които са поели по пътя на дигитализация на HR процеси и електронно трудово досие. Това стана ясно на мастърклас “Електронното трудово досие на практика”, организиран от “Капитал Кариери” и партньори малко по-рано същия месец.
Самата правна рамка съществува в България от четири години.
“Има няколко предизвикателства - на първо място има нужда от разбиране на понятията”, каза по време на онлайн семинара Савина Динева, мениджър “Бизнес развитие” в Sb Accounting & Consulting.
Компанията предлага Sb E-File, решение за дигитализация от 3 години на пазара, което е внедрено вече в над 70 фирми и обхваща документацията и процесите за близо 7000 служители.
Внедряването на електронно трудово досие означава компанията да избере какви документи да включва досието, кой какви документи ще получава, подписва и има достъп и да се направи свързването с платформата на SB Accounting & Consulting, в която всеки служител има достъп до собственото си трудово досие. Услугите са безплатни за служителите, а разходът е за работодателя.
“Най-малкото, което могат да направят компаниите, е да въведат процеса на електронно подписване и така да започнат да назначават нови хора. По-смислено е да въведат електронното досие, преди да назначават нови хора, вместо впоследствие да дигитализират всички”, съветва Савина Динева.
За Ива Станчева, мениджър “HR операции” в “Скейл Фокус” АД, обратната връзка от всички нови служители на компанията е изключително позитивна след внедряването на електронно трудово досие.
“В идеалния вариант всички служители биха имали е-трудово досие”, каза тя.
Организацията формира цял екип, който отговаря за процеса на въвеждане на е-досие и по думите ѝ след първоначалната настройка нещата тръгват гладко.
“Двеста човека да подпишат анекси се случи в рамките на 3 дни. Ако работехме само с хартия, същото щеше да отнеме много повече време”, дава пример Ива Станчева.
Нейният съвет към компаниите, които проучват възможностите на електронното трудово досие, е да проведат вътрешна информационна кампания, която да вдъхне сигурност на хората в организационната структура и да определят срокове за събиране на първоначалните данни.
Христина Христова, People & Culture Generalist в SoftwareONE, също е на мнение, че важна част от кампанията по внедряване е хората да бъдат добре информирани за ползите.
Организацията си е поставила за цел уеднаквяването на процеси в три компании в групата, което, по думите на Христина Христова, се е оказало нелесна работа.
Като резултат от реализацията на проекта, документи се подписват електронно от двама работодатели, от които единият се намира в Швейцария, а служителите на SoftwareONE имат достъп до документите си 24/7 и почти няма случай да се изгуби документ, да има нужда HR oтделът да търси и изпраща копие и т.н., което облекчава много работата на специалистите по човешки ресурси в компанията.
“В електронния процес видяхме шанс за подобряване на преживяването и на служителите, и на нас, HR екипа”, подчерта Христина Христова.
Още за възможностите и предимствата за организациите от дигитално управление на трудовата документация четете: