Ивана Яламова и Елена Маджарска, HR партньори: В Proxiad ще посрещнем служителите си в нов, пост-ковид офис
От 1 август т.г. компанията официално ще премести служителите си от офиса в София в изцяло ново офис пространство. Мениджърския екип взима това решение след началото на пандемията. Основният им стимул за тази промяна е бил да действат, а не да чакат всичко да се върне "по старому". Вижте какво разказват Маджарска и Яламова за мисията на Proxiad и защо, според тях, е важно да се създават промени.
Разкажете първо, как се отрази кризата на взаимоотношенията между хората в екипа и на тяхната продуктивност. С какви конфликти се срещахте и как ги решавахте? Какви подходи използвахте, за да запазите екипния дух, когато работата беше 100% дистанционна?
Маджарска: Дистанционната работа е предпоставка за намаляване на ангажираността на хората в организацията като цяло. В същото време, продуктивността на екипите ни в никакъв случай не е намаляла, дори се наблюдава увеличение. През целия този период организирахме множество активности и инициативи за всички колеги, спазвайки препоръките и мерките предизвикани от пандемията. Служителите ни получаваха и продължават да получават изключително силна морална подкрепа както от страна на мениджмънта, така и от страна на HR екипа под формата на индивидуални разговори, по време на които обсъждахме ситуацията, нуждите и желанията им. В Proxiad имаме регулярни бизнес ъпдейти, които помагат на колегите да останат информирани за развитието на компанията, стартирахме и бюлетин, от който всеки може да разбере какво ново се е случило през изминалия месец.
Старият офис: Работни бюра. Източник: Proxiad
Какви модели на работа запазихте (100% хоум офис/дистанционно, 2:3 дни офис:вкъщи, хибриден без задължителни дни присъствие в офиса) и докога планирате да съществуват като възможности? Кой модел е най-предпочитан от служителите? А кой от мениджмънта?
Маджарска: Към момента все още работим на 100 % в дистанционен режим, но офисите ни в София и Пловдив от началото на пандемията досега останаха отворени за всички служители, така че те да могат да изберат откъде да работят. С преместването в новия ни офис планираме да започнем поетапни екипни срещи на живо, с които плавно да преминем към хибриден вариант.
Яламова: Ситуацията е динамична и ние непрестанно се адаптираме спрямо нея. Не очакваме 100-процентово завръщане в офиса. За нас е важно да се вслушваме в мнението и желанията на хората в компанията, а те показват, че колегите ни са отворени към по-иновативни модели на работа. Също така, здравето и безопасността на всички служители е водещо при вземането на решение как да продължим. Стриктно следим развитието на обстановката в страната, за да сме сигурни, че няма да изложим по никакъв начин екипа си на риск.
Старият офис: Зала за срещи. Изтончик: Proxiad
Как и кой взе решението да се преместите в нов офис? В следствие на ефектите от кризата ли взехте това решение или беше планирано преди нея? Разкажете повече.
Маджарска: Решението дойде от страна на мениджмънта на компанията, който внимателно следеше тенденциите и промените в следствие на Covid-19, как се адаптират компаниите и какви решения се взимат на глобално ниво. Компанията ни е решителна и гъвкава.
За нас беше важно да действаме, а не да чакаме момента, в който всичко ще се върне “по старому”.
Създадохме безопасна и комфортна среда, въведохме множество иновации в новия офис, които да дадат свобода и удобство на служителите, които предпочитат да работят оттам. Едно от нововъведенията е hot desking система, благодарение на която всеки ще може да запази различно по тип работно място в офиса спрямо нуждите си в този определен момент - дали повече колаборация или усамотение и фокус върху индивидуални задачи. Hot desking системата позволява на служителите и да си запазват паркомясто - нещо, което ще им спести досадния сутрешен ритуал по обикаляне из квартала, докато намерят такова.
Яламова: Не на последно място, сградата отговаря на всички противовирусни изисквания, има последно поколение UV филтрация и система за пречистване на въздуха, допирните точки са елиминирани на повечето места, като са заменени със сензори без допир. Самият офис е чисто нов, съвременно обзаведен и оборудван с всичко необходимо за продуктивна работа и почивките между нея.
По ваша поръчка ли е направен дизайнът на офис пространството? Можете ли да опишете ползите от различните пространства в него - каква е идеята им, по какъв начин ще променят офис атмосферата?
Новият офис: Зона за работа. Източник: Proxiad
Маджарска: Когато взехме решението да се преместим в нов офис, бяхме анализирали всички аспекти на това, което предстои. Имахме ясната визия, че няма просто да се преместим от една локация в друга, а ще изградим нашия нов офис съобразно идеологията ни, целите и визията ни, променената среда в глобален аспект, новите офис тенденции и не на последно място, дизайн, който да съответства на всичко изброено дотук. Искахме всичко да бъде направено професионално и по тази причина разработихме цялостния проект на новия офис с доказани консултанти на пазара, като крайният резултат беше наистина впечатляващ и за самите нас. В офиса е заложена широка гама от различни зони и работни места, които да покрият различните нужди и изисквания на нашите служители. Създадохме различни зони за отдих, зали за срещи и колаборация, ергономични, регулируеми работни бюра и столове, всички от които с директна 360-градусова гледка от последния 17-ти етаж на сградата, която е наистина страхотна. Дизайнът е съобразен с последните офис тенденции, като избраната от нас концепция комбинира минималистичен дизайн с индустриални елементи, много зеленина и висока функционалност.
Новият офис: Зала за срещи. Източник: Proxiad
Как служителите посрещнаха идеята за преместване? Виждали ли са офиса на живо и как го оценяват?
Яламова: Колегите ни са развълнувани от промяната и очакват с голям интерес откриването на новия ни офис. Обявихме решението си на официална среща с всички служители, като още тогава реакцията беше положителна. Предстои да направим официално и тържествено откриване. В момента сме в процес на организация.
Екипът ни е запознат с проекта на офиса и как ще бъде оборудван, но доста често ни разпитват за допълнителни детайли и дават нови интересни предложения.
Новият офис: Кухня. Източник: Proxiad
Какви са очакванията ви за нивото на продуктивност, ангажираност и включване на служителите след промяната?
Яламова: Нямаме опасения, че ще изгубим нивото си на продуктивност. Очакваме промяната да се отрази по-скоро на колаборацията между служители или екипи, тъй като несъмнено комуникацията и обмяната на опит и идеи е улеснена, когато се случва на живо. Относно ангажираността, положителната разлика ще е по-голяма, тъй като колегите ни споделят, че им липсва живата връзка с другите хора в компанията. Именно тя засилва принадлежността към компанията и оттам увеличава цялостната ангажираност.
Новият офис: Зона за кафе-пауза. Източник: Proxiad
Новите модели на работа разкриха цял "басейн" от таланти навсякъде по света. Вашата компания търси ли служители, които не живеят в страната? Как се контролират взаимоотношенията между служители в отдалечен екип (с различна култура, език)? Има ли методи за улавяне на конфликти в такава ситуация?
Маджарска: Работата в отдалечен екип не е новост за нас, тъй като имаме колеги, които работят заедно с екипи на клиентите ни от цял свят. Ние имаме офиси в София и Пловдив, но всъщност вече разширихме обхвата си на наемане, в следствие на което вече имаме колеги във Варна, Бургас и Стара Загора. Искрено се радвам, че пазарът на труда започна да се разчупва и вече не е фокусиран основно към столицата,и вече вдъхва живот и на по-малките градове. Понеже фирмената ни култура залага на близките взаимоотношения на хората в екипите, които се градят не само по време на работа, но и в по-неформална среда, се стараем да организираме събития и инициативи, към които могат да се присъединият нашите колеги от цялата страна. Това със сигурност допринася към екипния дух и приятелските отношения в него.