Как да водите 15-минутни срещи
Малко хора - от летни стажанти до членове на управителния съвет - харесват срещите на работното място.
Марк Кюбан, американски бизнесмен, инвеститор и филмов продуцент, заявява пред списание Inc.:
"Единственият начин да ме поканите на среща е да ми напишете чек."
Основателят на Tesla Елон Мъск дори нарича срещите "напаст".
Мениджърите също не се радват на срещи, а те са тези, които обикновено трябва да ги провеждат. Един от начините да направите събиранията на работното място по-ефективни и продуктивни е да въведете "15-минутни срещи". Този подход е въведен за първи път от берлинската компания за финансова автоматизация Monite през юли 2021 г., когато организацията въвежда четвъртчасов лимит за мениджърите, които провеждат екипни срещи.
Бизнес експерти твърдят, че 15-минутната среща ограничава прегарянето на служителите и повишава ангажираността, с която много компании се борят предвид възприетите хибридни или изцяло дистанционни форми на работа.
За мениджърите е полезно да се научат да планират и провеждат по-кратки срещи. 15-минутните са инструмент, който може да им помогне да се съсредоточат върху ключовитe моменти и да избегнат изгубването на посланието си в разговора.
Гласът на служителите
Според неотдавнашен доклад на Стивън Рогелбърг, професор по управление на организационните науки в Университета на Северна Каролина в Шарлот, в партньорство със софтуерната компания Otter.ai, около 30% от срещите се считат за ненужни. Според доклада хората, които не управляват екип, прекарват средно 13,7 часа седмично в срещи, докато ръководителите с четирима или повече преки подчинени прекарват средно 22,2 часа от седмицата си в срещи.
Повече от 80% от анкетираните 632 специалисти, мениджъри, директори и изпълнителни директори заявяват, че производителността им би се повишила, ако можеха да пропускат ненужните срещи, а 70 на сто коментират, че удовлетворението им от работата би се повишило. Освен това по-малкият брой срещи дава на служителите повече време за изпълнение на задачите им: 86% от анкетираните са заявили, че работят по-ефективно, когато разполагат с по-дълги и непрекъснати периоди от време.
Бъдете гъвкави
Някои компании възприемат гъвкави методологии за управление на проекти. Моделът на 15-минутните срещи е заимстван директно от Scrum методологията, която обикновено се прилага в областта на разработването на софтуер или информационните технологии като цяло, но се приема все по-често и в други работни процеси.
Ето няколко съвета как да управлявате успешно динамиката в срещите.
- Поставете ясни цели, които да обсъдите с екипа. Влизайки в срещата, трябва да знаете какво искате да постигнете. Организационни експерти споделят, че срещите са най-ефективни, когато са ориентирани към резултатите.
- Поддържайте разговорите кратки, но смислени. В ежедневния Scrum всеки член на екипа казва какво е свършил вчера, върху какво ще работи днес и с какви предизвикателства се среща. Използването на тези точки като рамка поддържа срещата кратка, но с висока стойност.
- Прекратете съпътстващите дискусии. Ежедневната дискусия може да е добро място за идентифициране на проблеми, но не и за тяхното решаване. Имате цялата креативност на света да изберете прекъсваща дума или фраза, която да подсказва отклонението и да връща присъстващите в основата на разговора.
Стъпка по стъпка
Специалистите по управление на екипна динамика имат допълнителни идеи за това как да ограничите срещите до 15 минути и да ги направите максимално ефективни.
- Изяснете ключовите моменти на срещата - вземете решение какво искате да постигнете като ръководител и какви са вашите приоритети. Преценете кой е най-добрият и най-ефективен начин за постигане на тези цели.
- Поставете основите на една ефективна среща - създайте SMART (специфични, измерими, постижими, реалистични и навременни) цели на срещата.
- Определете кой трябва да присъства на срещата и поканете само него. Другите могат да получат бележките по-късно.
- Разпишете точките за обсъждане и ги изпратете на участниците преди срещата - споделяйки предварително бележки, материали и друга информация, давате възможност на участниците да се подготвят предварително и да не губите време за обсъждане на подробности по време на срещата.
- Изберете присъстващ от срещата, който да следи времето и друг, който да води бележки по време на срещата. Водещият на бележките трябва да записва разпределението на задачи и крайните срокове.
Не забравяйте, че правилно проведена, 15-минутната среща е важен начин да дадете възможност на екипа си да използва работния ден по най-добрия начин за изпълнение на задачите, които действително движат бизнеса, вместо да прекарва целия ден в срещи и да се налага да работи след работно време, за да наваксва.