Как да преодолеете страха от даване на трудна обратна връзка
Даването на обратна връзка е нещо, което един лидер трябва да може да прави всеки ден, без да се изпоти.
Но за много от тях това е сякаш краят на света. Те се притесняват, че ще развалят отношенията с екипа, а естественият лидер е добър комуникатор.
Как да преодолеят страха от даване на обратна връзка е често задаван въпрос от мениджърите. Независимо дали се притесняват, че ще предизвикат напрежение, ще демотивират хората си или ще се справят с емоционалните реакции на другите, избягването на конфликти е често срещана черта и мениджърите не са имунизирани срещу нея, пише Мелъди Уайлдинг, коучинг на ръководители и автор на книгата "Trust Youself: Stop Overthinking and Channel Your Emotions for Success at Work", в анализ за Harvard Business Review.
“Като избягвате конфликтите, не правите услуга на никого. Когато проблемите не се решават или се замитат под килима, всички страдат, включително и вие. Липсата на конструктивна обратна връзка е също пагубна за екипа ви, тъй като го лишава от наставничество и възможности за развитие. Работните места, характеризиращи се с лоша комуникация и неясни очаквания, са благоприятна почва за ниско доверие и неангажираност”, аргументира се тя.
И дава няколко препоръки как лидерите да се справят с чувството на неудобство и притеснение, което идва с трудните разговори, за да могат да кажат, това, което трябва.
Предизвикайте бинарното мислене
Много лидери, които избягват конфронтацията, изхождат от предположения като: "никой не обича микромениджъри" или "повдигането на този въпрос ще развали работните ни отношения".
Макар че тези убеждения може да произтичат от минали преживявания, свързани с неуспехи, те отразяват неточно бинарно мислене. Всъщност е възможно мениджърите да бъдат едновременно настойчиви и директни, без да навредят на отношенията си или да си спечелят репутацията на "труден мениджър".
Експертът съветва мениджърите да се съсредоточат върху това, което биха могли да спечелят от обратната връзка и върху потенциалните ползи от ясната комуникация. И обръща внимание, че:
- Приносът на лидера може да е точно това, което е необходимо, за да се доведе докрай предизвикателна задача.
- Откритият коментар, който той прави на колега, по повод на неговото смущаващо поведение, може да доведе до по-спокойна и продуктивна работна среда.
- Конструктивната му критика може да помогне на член на екипа да се развие и да израсне в ролята си, откривайки нови възможности за кариера.
Разглеждайте обратната връзка като инструмент
Лидерите може да се изненадат, но екипът желае да получи смислена и откровена обратна връзка.
Въпреки че 72% от служителите оценяват "ръководителите да предоставят критична обратна връзка" като важна за тях в кариерното развитие, само 5% вярват, че мениджърите предоставят такава обратна връзка. По подобен начин, когато членовете на екипа не смятат, че шефът им умее да дава честна обратна връзка, резултатите им за ангажираност обикновено се понижават. Но от друга страна, лидерите, които се нареждат сред най-добрите 10% в даването на честна обратна връзка, създават екипи, които се нареждат сред най-добрите 23% по ангажираност.
Мелъди Уайлдинг смята за лидерите, че не е честно да лишават екипа си от информацията, от която се нуждае, за да се развива.
Доколкото те разглеждат конфликтите като здравословна, нормална част от лидерството, това намалява предварителната тревога, която може да изпитват ръководителите, когато повдигат трудни теми. Следващия път, когато трябва да дадат обратна връзка, е добре да са наясно, че не предизвикват конфликт, а насочват хората си към растеж.
“Вие не критикувате, а възпитавате. И със сигурност не сте злодей; вие сте лидерът, от който те се нуждаят”, казва експертът.
Предвиждайте възможни ситуации
Страхът от неизвестното или от това как ще реагира член на екипа може да възпрепятства много лидери да се изкажат. Какво ще стане, ако прекият подчинен се защити или нападне мениджъра? Ами ако започне да плаче?
Справянето с тази ситуация минава с предвиждане на възможните ситуации. Добре е мениджърът да помисли за най-лошото, което може да се случи.
Ако служителят се разплаче, например, как ще се справи с това? Може би ще направи почивка. След това е нужно да се обмисли най-доброто, което би могло да се случи, за да се насърчи повече оптимизъм. Както и какво е най-вероятно да стане, което обикновено е някъде между двете крайности.
Започнете силно
Експертът съветва, че е добре мениджърът да планира началото на даването на обратната връзка. Контролът от самото начало може да вдъхне увереност на лидера и да му позволи да зададе уважителен тон на разговора.
Използването на "аз" изречения, когато е възможно, помага да се гарантира, че се общува директно, без колебания и по този начин се минимизират притесненията на мениджъра.
Конкретизирането също е важно. Вместо лидерът да каже: "Отново изпуснахте срока", по-добрият изказ е: "Притеснявам се, че не получих документите навреме за срещата с клиента днес".
Направете обратната връзка част от процеса
Обратната връзка трябва да бъде редовен процес, а не случаен изблик. Превръщането на обратната връзка в навик гарантира, че малките раздразнения и разочарования, които имат лидерите, няма да прераснат в големи конфликти. Освен това постепенното излагане на проблемни ситуации е най-добрият начин да бъдат преодолени. Колкото повече мениджърите практикуват даването на обратна връзка във всекидневната работа, толкова по-добри ще стават в това.
Чудесен начин да се систематизира обратната връзка е чрез редовни индивидуални срещи с екипа.
Създаването на култура на положителна обратна връзка ще даде възможности на мениджърите да упражнят новопридобитите си умения уверено да защитят позицията си, без да са агресивни, като същевременно укрепят взаимоотношенията и доверието с екипа си. А това е едно от най-добрите неща, на които може да се надява един ръководител.