Как компания да въведе 4-дневна работна седмица (ако иска)
След излизането от пандемията разговорът за гъвкавата работа до голяма степен се съсредоточи върху това дали служителите трябва да се връщат в офиса - и колко често.
Една трета от работещите в САЩ, които могат да работят от разстояние, вече го правят постоянно. Проучване на LinkedIn показва, че през май 2023 г. почти една от всеки девет обяви за работа в САЩ е предлагала дистанционна работа, 13% от обявите са били хибридни, а 66% от кандидатурите са били за дистанционни и хибридни роли.
Но се очертава ново потенциално смущение – то идва от организации, които пилотно са въвели четиридневна работна седмица. Първите резултати показват, че тази структура на работа предлага
ползи за производителността и благополучието,
пише Джош Берсин, основател и главен изпълнителен директор на консултантската фирма за човешки ресурси The Josh Bersin Company, в анализ за Harvard Business Review.
Какви са доказателствата за това. Според проучване на платформата за работни места Indeed, макар че общият брой на обявите за работа, в които се рекламира четиридневна работна седмица, остава нисък (0.3% от всички обяви), този брой се е утроил през последните няколко години. И най-често са в сектори, изискващи да се работи лично - като например медицински, стоматологични, ветеринарни и производствени дейности.
През юни 2022 г. 61 компании от Великобритания участваха в пилотна програма за проучване на четиридневна работна седмица. Към февруари 2023 г., когато бяха публикувани първите резултати, 92% заявяват, че продължават да тестват концепцията.
Средните приходи на организациите са се увеличили
с 1,4%; пилотните компании отчитат и 57% спад във вероятността служител да напусне, плюс 65% намаление на броя на дните, взети като платен отпуск по болест.
От участниците в изпитването е Rivelin Robotics. Фирмата е избрала да затвори в петък и да удължи работния ден от 8:00 до 17:30 ч. през останалите дни от седмицата. Промяната не е минала без предизвикателства. Малък, бързоразвиващ се стартъп с едва осем служители, Rivelin съобщава, че понякога работата не е можело да почака, а пускането на голям продукт означава, че някои от новите тридневни уикенди е трябвало да бъдат пожертвани. Ръководителите трябвало да се примирят, че ще приемат обаждания и запитвания в петък, тъй като хората са изключили телефоните си.
Предизвикателствата на 4-дневната работна седмица
През 60-те и 70-те години на миналия век редица организации също се опитаха да въведат четиридневна работна седмица. За съжаление, повечето от тези инициативи - които се опитваха да свият пълните 40 часа работа в четири дни - не постигнаха резултатите, на които организациите се надяваха. В едно изследване от 1975 г. са проучени реакциите на 474 служители от счетоводен отдел на голяма международна корпорация на четиридневна 38-часова работна седмица. Съобщава се за умора и забавяне на темпото в края на деня, а обслужването на нуждите на клиентите и срещите с колегите са били по-трудни. Мениджърите смятат, че четиридневната работна седмица се е отразила неблагоприятно върху качеството на работата и производителността в техните звена.
Поглеждайки назад, можем да видим как тези инициативи не са взели предвид няколко важни фактора, отбелязва Джош Берсин. Първо, съществува нелинейна връзка между отработените часове и производителността; производителността намалява с всеки допълнителен отработен час. По-дългите работни часове се свързват и с увеличаване на броя на грешките и трудовите злополуки, както и с намаляване на показателите за общо благополучие на служителите, удовлетвореност и ангажираност.
Но
кой е казал, че трябва да изкарате 40 часа на работа
за четири дни? Все повече доказателства сочат, че работните графици с намалено работно време при същото ниво на заплащане са не само осъществими, когато става въпрос за запазване на резултатите, но и потенциално изгодни по редица показатели. От 2015 г. досега в Швеция, Ирландия, Северна Америка, Великобритания и Австралия се провеждат все повече изпитвания за ефектите от намалена работна седмица.
Неотдавна и самият Джош Берсин е работил по собствено проучване на девет глобални организации, за да задълбочи разбирането си за практическите аспекти на съзнателното преустройство на работата. Той е установил, че въпреки че подготовката за четиридневна работна седмица е свързана с някои разходи, компромиси и различни нива на работа, резултатите са последователно положителни, когато става въпрос за неща като благополучие, задържане и дори бизнес резултати.
Тези инициативи работят, само ако компаниите предприемат съществена промяна на работното място, за да намалят часовете, като същевременно запазят бизнес резултатите. Това означава оптимизиране на операциите, премахване на административната тежест и приоритизиране на работата с голямо въздействие. За да се постигне това, проучването, в което участва Джош Берсин, дава няколко препоръки.
- Ясно дефинирайте работата, която е важна. Рамки като ключови резултати могат да дефинират цели на ниво компания и екип и да гарантират, че работата на всички е насочена към тези цели.
- Проведете одит на срещите. Срещите често са една от първите области, които се разглеждат като непродуктивно време.
- Позволете на хората да работят в пълния обем на своите образование и обучение. Много работещи са затрупани с други административни или помощни задачи, така че не могат да се съсредоточат върху приоритетните задачи. Препоръката е да спрете, да автоматизирате или възложите на външни изпълнители всички неприоритетни задачи.
- Възприемете асинхронната комуникация (при нея има забавяне между изпращането и получаването на съобщенията). При въвеждането на четиридневна работна седмица асинхронната комуникация е от съществено значение, за да се помогне на заетите да не прекъсват работата си.
- Пренастройване на очакванията на хората. Едно от основните предизвикателства, които съпътстват преминаването към четиридневна работна седмица, е да се уверите, че хората приемат факта, че от тях се изисква да произвеждат същото за по-малко часове.
Проучванията на автора показват, че организациите, които успешно са въвели четиридневна работна седмица, са започнали с добре дефиниран минимум тримесечен пробен период, за да преценят дали могат успешно да намалят работното време, като същевременно запазят производителността. Тези пилотни проекти включваха документация и/или предварително обучение на служителите за препроектиране на работните задачи, както и коучинг по отношение на производителността. В рамките на изследователския проект на Джош Берсин те провеждат разговор с Inventium, консултантска компания за човешки ресурси в Австралия, която е започнала четиридневен пилотен проект през 2020 г. Ръководството ѝ е разработило обучение по продуктивност, за да помогне на служителите да използват по-ефективно времето си. Тактиките включват: блокиране на календара, изключване на мобилните телефони за блокове от време и планиране на задълбочената работа според това кога всеки от екипа е най-продуктивен.
В Inventium
хората са насърчавани да поемат отговорност за времето си
и да го използват по най-добрия за тях начин. Изглежда, че това е проработило, тъй като компанията отчита 26% увеличение на производителността, 21% нарастване на енергийните нива и 18% намаление на стреса сред служителите.
Компанията нарича програмата си "подарък на 5-ия ден" - подчертавайки, че почивният ден не е даденост. Вместо това той се постига чрез ефективно свършена работа и поддържане на резултатите. Тя също така сигнализира, че може да има по-натоварени месеци, когато ще се налага хората да работят и на петия ден, който вече е приет с радост (засега) от целия екип.
Откъде да започнете?
Можете да започнете с информация за потенциални пречки и идеи от хората си. От решаващо значение е също така пилотният проект да има ясни очаквания и да бъде прозрачен за клиентите и външните заинтересовани страни.
Четиридневната седмица може да извади на повърхността организационни проблеми в комуникацията, доверието, неефективността на работата и пречките пред производителността. И макар да предоставя възможност за справяне с тези предизвикателства, това не е евтино решение, а много трудна работа.
В днешния конкурентен пазар на труда, където привличането и задържането на най-добрите таланти е постоянно предизвикателство, въвеждането на намалена работна седмица може да бъде привлекателно предимство за търсещите работа и може да бъде значително конкурентно предимство за екипите за набиране на хора. А за всички останали това е възможност да се съсредоточат върху важните неща.